HUOM! Voit itse lisätä ja muuttaa sisältöä muokkaa-painikkeiden avulla

 Olet itse vastuussa tämän teoksen käytöstä aiheutuvista vahingoista Lue lisää.

Microsoft 365

Kohteesta Wikikko - kansan taitopankki
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

Johdanto[muokkaa]

Microsoft 365-kehitys (Roadmap): https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/roadmap?rtc=1&filters=Microsoft%20Teams

Makro[muokkaa]

  • Uusi makro
  1. Tools > Macro > Visual Basic Editor
  2. Insert > Module
  3. Kirjoita avautuvaan ikkunaan skripti
  4. Tallenna xlsm -muodossa koko excel-taulukko
  • Makron käyttäminen
    • Solussa viittaa makrofunktion nimeen, esim. =FunktionNimi(A1)
  • Hävinnyt Makron salasana
  1. Työkalut > Makro > Visual Basic Editor
  2. Avautuu ikkuna, jonka vasemmasta palkista avaa hakemistopuu näkyviin
  3. Etsi sieltä makro

Vinkkejä[muokkaa]

Officen käyttöliitymän kieli[muokkaa]

  • Officen valikot seuraavat sitä kielivalintaa, jota käytät OSX-käyttöjärjestelmäkielenä yleisesti. Jos haluat muuttaa jonkin Office-ohjelman kielen toiseksi kuin käyttöliittymäkielen, esimerkiksi englanniksi. Seuraava ohjelma poistaa ensisijaisena järjestelmäasetuksissa olevan kielen kielipaketin määrätystä office-ohjelmasta ja ottaa seuraavan kielipaketin listalla käyttöön. Asetuksen voi palauttaa taas takaisin, kun alkuperäistä kielipakettia ei tuhoa vaan vain nimeää kansion nimen toiseksi, jolloin Office ei tunnista sitä. Toiminto pitää tehdä jokaiselle Office-ohjelmalle erikseen. (Testattu Word for Mac v. 15.17 18.12.2015)
  1. Järjestelmäasetukset > Kieli ja alue > Ensisijaiset kielet 1. Suomi 2. English
  2. Lopeta Office ohjelmat.
  3. Finder > Ohjelmat > Microsoft Word.app päällä klikkaa hiiren oikeaa ja valitse Näytä pakkauksen sisältö > Contents > Resources > etsi hakemisto fi.lproj > nimeä tiedosto esimerkiksi xfi.lproj
  4. Käynnistä kyseinen ohjelma, jonka kohdalla teit muutoksen ja se on nyt englanniksi.

Excel[muokkaa]

HUOM! Jos kopioit internetistä kaavoja ja ne eivät toimi: kokeile korvata kaavassa pilkku (,) puolipisteellä (;)

F2[muokkaa]

F2-näppäin saa Windowsissa solun muokattavaksi, vastaava näppäin MacOS on Ctrl-u

Funktiot[muokkaa]

Suomenkielisessä Excelissä on suomenkieliset funktioiden nimet. Googlen ohjeet viittaavat esim. englannin kielisiin funktionimiin. Käännöstalulukoita:

http://excelohjeet.com/excel-funktiot-suomeksi-ja-englanniksi
https://www.excel-function-translation.com/index.php?page=english-finnish.html
http://www.tekstiviestit.fi/sihteeriopas/sihteeriopas-materiaali-funktiot.html

Kaksoiskappaleiden poistaminen[muokkaa]

  • Poistossa jää jäljelle rivi, joka on rivinumeroltaan pienempi kaksoiskappaleista.
  1. Jos on yhdistetty esim. taulukko A ja taulukko B, joissa on esimerkiksi sarakkeessa A1 samoja yritysten nimiä. Kuitenkin taulukon A rivit halutaan jättää jos siitä löytyy kaksoiskappale taulukosta B.
    1. Järjestä tällöin taulukko A ylimmäiseksi (lähempänä 1-riviä) ja taulukko B sen jälkeen.
  2. Valitse värjäämällä kaikki / käsiteltävät rivit
  3. Valitse Data > Remove Duplicates
    1. Poista merkintä kohdasta Select All
    2. Valitse sarake, jossa kaksoiskappaleita verrataan > Ok

Kaksoiskappaleiden korostus[muokkaa]

  1. Valitse värjäämällä sarakkeet/rivit/solut joissa korostus tehdään
  2. Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Duplicate Values...
    1. Style: Classic, Format only unique or duplicate values, duplicate values in the selected range, Format with Light Red Fill with Dark Red Text > Ok

Kieli[muokkaa]

  • MacOS-käyttöjärjestelmässä Excel noudataa ulkoasussa tietokoneen kieliasetusta. Tiedostokohtaisesti kieli voidaan muuttaa Tools > Language...
  • MacOS antaa mahdollisuuden myös muuttaa ohjelmakohtaisesti kieliasetusta. Esim. jos käyttää tietokonetta normaalisti esim. suomeksi ja haluaa Excelin olevan englanninkielinen ulkoasultaan: System Preferences > Language & Region > Apps > + > Application: Microsoft Excel.app > Language: English > uudelleenkäynnistetään Excel.

Kopiointi nopeasti[muokkaa]

Tuplaklikkaa solun kulmassa kopiointi-ristiä ja kyseinen arvo kopioituu siitä solusta alaspäin. <-- tarkenna

Korvaavia taulukkolaskentaohjelmia[muokkaa]

  • Open Office / Calc taulukkolaskenta suomenkielisenä.

Postinumero[muokkaa]

Postinumerosarakkeesta häviävät etunollat. Sarakkeen solujen muoto täytyy muuttaa: Valitse postinumerosarake painamalla koko sarake ylhäältä painaen / paina hiiren oikeaa näppäint ja valitse sieltä Format Cells... / Number -välilehti / Category Special / Zip Code.

Pudotusvalikko[muokkaa]

  1. Tehdään esim. toiselle välilehdelle valintaluettelo
  2. Valitaan pudotusvalikolle solu johon se lisätään > Data(Tiedot)-välilehti > Data Validation (Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen) > Allow: List > Source: valitaan luettelo > ok

Pudotusvalikko-valintojen hakeminen toisesta tiedostosta[muokkaa]

Esimerkiksi halutaan tehdä eri asiakkaista oma excel-taulukko, jossa lomakkeen täyttövaihtoehdot ovat yhteneväisiä. Täyttövaihtoehdot voivat myöhemmin muuttua. Tällöin voi luoda yhden "master-taulukon", josta haetaan aina ajantasaiset pudotusvalikkovaihtoehdot.

  1. Luodaan excel-tiedosto, esim. nimeltään Jokutiedosto, johon tulee pudotusvalikkojen valinnat. Esim. 1-riville otsikot ja sarakkeisiin niiden alle pudotusvalikoiden valinnat.
    1. Insert (Lisää) > Name > Define Name > annetaan esim. sarakkeen otsikon nimi: jokunimi > valitaan pudotusvalikoiden tulevat valinnat > ok (jos työkaluriviä ei ole Windowsin ruudun yläreunassa, kirjoita "Kerro, mitä haluat tehdä... -kohtaan: Nimien hallinta)
  2. Luodaan excel-tiedosto, johon haetaan edellä tehdystä tiedostosta valintavaihtoehdot.
    1. Insert > Name > Define Name > annetaan esim. sarakkeen otsikon nimi: jokunimi > kirjoitetaan =Jokutiedosto.xlsx!jokunimi > ok. Eli tuodaan toisesta taulukosta valikkovaihtoehdot tähän taulukkoon. Lisättäessä myöhemmin lisää, se tapahtuu ensin kirjoittamalla uusi nimi ja sitten painamalla +
    2. Valitaan pudotusvalikolle solu johon se lisätään > Data-välilehti > Data Validation > Allow: List > Source: =jokunimi > ok. Eli käytetään jokunimenä edellisessä kohdassa tässä taulukossa määriteltyä nimeä.
  3. Huom! Pudotusvalikot toimivat vain, kun valintavaihtoehtotiedosto on avattu!

Rasti ruutuun[muokkaa]

  • Excel for Mac (2016):
  1. Excel > Preferences > View > In Ribbon, Show Developer tab
  2. Developer tab > Check Box

Solun lukitseminen[muokkaa]

Esim. (A1*$B$1) kaavaa kopioitaessa A1 muuttuu rivin mukaan, mutta B1 pysyy aina samana.

Sähköpostiosoitteen erottaminen tekstistä[muokkaa]

=IFERROR(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(LEFT(A1;FIND(" ";A1&" ";FIND("@";A1))-1);" ";REPT(" ";LEN(A1)));LEN(A1)));" ")
=JOSVIRHE(POISTA.VÄLIT(OIKEA(VAIHDA(VASEN(A1;ETSI(" ";A1&" ";ETSI("@";A1))-1);" ";TOISTA(" ";PITUUS(A1)));PITUUS(A1)));" ")
=IFERROR(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(LEFT(A11;FIND("@";A1)-1);" ";REPT(" ";99));99))&MID(A1;FIND("@";A1);FIND(" ";A1&" ";FIND("@";A1))-FIND("@";A1));" ") 

Lähteet: https://www.extendoffice.com/documents/excel/1272-excel-extract-email-address.html ja https://stackoverflow.com/questions/11243423/getting-email-address-from-a-cell-in-excel

Tiedostosta UTF-8 tai UTF-16[muokkaa]

https://help.surveygizmo.com/help/encode-an-excel-file-to-utf-8-or-utf-16

Mac OSX[muokkaa]

  • Microsoft Excel: ei mahdollista.
  • OpenOffice (http://www.openoffice.org)
    • Save as type: Text CSV (.csv) > valitse Edit filter settings > Character set: Unicode (UTF-8)
  • LibreOffice (http://www.libreoffice.org): kyllä
  • Google Drive
    • Vedä hiirellä xls-tiedosto Google Driveen > File > Download as > Comma-separated values (.csv, current sheet).
  • Pääte

Tekstin jakaminen useaan soluun[muokkaa]

http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/split-text-into-different-cells-HA102809804.aspx

Tuhaterotin[muokkaa]

  • Tuhansien jälkeen ei ilmesty välilyöntiä (MacOS)
    • System Preferences > Language & Region > Advanced > Number separators: Grouping: Space > Käynnistä Excel uudestaan.

Valinnan mukaan lasketaan toisen solun arvo yhteen[muokkaa]

  • Esim. sarakkeessa A on hinta, B, C ja D-sarakkeissa valitaan X-merkillä ja E-sarakkeessa on tuotteen nimi. Nyt vain ne B, C ja D-sarakkeen hinnat lasketaan yhteen joissa on X-merkki. Kaava tehdään sarakkeille B, C ja D.
=SUMIF(B1:B100;"*";A1:A100)
  • Esim. sarakkeessa A on hinta, sarakkeessa B on tuotteen nimi ja soluun E1 kirjoitetaan tuotteen nimessä oleva sana. Ne rivit, joissa kyseinen sana on, lasketaan niiden hinnat yhteen.
=SUMIF(B1:B100,"*"&E1&"*",A1:A100)
https://exceljet.net/formula/sum-if-cell-contains-text-in-another-cell

URL-osoite linkistä[muokkaa]

  • Kun URL-osoite on solussa tekstin "takana"
  • Kirjoita Visual Basicissa seuraava funktio ja kirjoita tyhjään soluun =TulostaURL(tähän linkin sisältävän solu)
Public Function TulostaURL(c As Range) As String
    On Error Resume Next
    GetURL = c.Hyperlinks(1).Address
End Function

Vie solu lainausmerkeissä tekstitiedostoon[muokkaa]

  • Esim. "teksti","teksti"

Kirjoita Visual Basicissa seuraava funktio

Lähde: https://support.microsoft.com/en-us/help/291296/procedure-to-export-a-text-file-with-both-comma-and-quote-delimiters-i
Sub QuoteCommaExport()
   ' Dimension all variables.
   Dim DestFile As String
   Dim FileNum As Integer
   Dim ColumnCount As Integer
   Dim RowCount As Integer

   ' Prompt user for destination file name.
   DestFile = InputBox("Enter the destination filename" _
      & Chr(10) & "(with complete path):", "Quote-Comma Exporter")

   ' Obtain next free file handle number.
   FileNum = FreeFile()

   ' Turn error checking off.
   On Error Resume Next

   ' Attempt to open destination file for output.
   Open DestFile For Output As #FileNum

   ' If an error occurs report it and end.
   If Err <> 0 Then
      MsgBox "Cannot open filename " & DestFile
      End
   End If

   ' Turn error checking on.
   On Error GoTo 0

   ' Loop for each row in selection.
   For RowCount = 1 To Selection.Rows.Count

      ' Loop for each column in selection.
      For ColumnCount = 1 To Selection.Columns.Count

         ' Write current cell's text to file with quotation marks.
         Print #FileNum, """" & Selection.Cells(RowCount, _
            ColumnCount).Text & """";

         ' Check if cell is in last column.
         If ColumnCount = Selection.Columns.Count Then
            ' If so, then write a blank line.
            Print #FileNum,
         Else
            ' Otherwise, write a comma.
            Print #FileNum, ",";
         End If
      ' Start next iteration of ColumnCount loop.
      Next ColumnCount
   ' Start next iteration of RowCount loop.
   Next RowCount

   ' Close destination file.
   Close #FileNum
End Sub

Tekstin yhdistäminen kahdesta solusta yhteen soluun[muokkaa]

  • Myös OpenOffice
    • =A1 & ", " & A2 (tässä esimerkissä väliin tulee pilkku)
    • =A1 & " " & A2 (tässä esimerkissä väliin tulee yksi väli)

Tekstin/luvun käsittely[muokkaa]

Huom. MacOS käytä puolipistettä pilkun sijaan.

  • =RIGHT(A1; LEN(A1)-5) antaa tulokseksi 6789 kun solussa A1 on 123456789 eli näyttää oikealta kuudennesta merkistä lähtien.
  • =TRUNC(A1; 2) antaa tulokseksi 39,9 kun solussa A1 on 39,988 eli ei pyöristä.
  • =REPLACE(A1;3;1;".") antaa tulokseksi 12.456789 kun solussa A1 on 123456789 eli korvaa kolmannen merkin pisteellä.
  • =ROUND(A1;3) pyöristää kolmeen desimaaliin.
  • ="Teksti " & A1 & "teksti"
  • =ABS(A1) muuntaa negatiivisen luvunku positiiviseksi luvuksi

Tulostus[muokkaa]

Tulostettaessa eivät ilmesty solua pitemmät tekstit.

  • Solun formaatti/muoto saattaa olla väärin. Muuta esimerkiksi General

Vienti[muokkaa]

Useat nettisovellukset antavat mahdollisuuden viedä tietokannoissa olevia tietoja Excel-taulukko muotoon. Taulukon avaaminen ei kuitenkaan onnistu välttämättä ongelmitta.

Ääkköset ja Macintosh[muokkaa]

Avaa Excel ja tuo tiedosto seuraavan toiminnon kautta: File / Import... / CSV file / Delimited, File origin Windows (ANSI)

PowerPoint[muokkaa]

  • Kaatuu käynnistyessä kerta toisensa jälkeen kun valitset Retry kohdassa, jossa ohjelma varmistaa lisenssiä. Valitse sen sijaan: Remind me later. (Microsoft PpowerPoint for Mac, 2/2016)
  • Kaikkien diojen kielen muuttaminen: View > Outline view > Cmd-a > Tools > Language > valitse kieli > Ok

Diojen alkuun pikkuesitys[muokkaa]

Tilaisuuden alkaessa, osallistujien saapuessa voi laittaa pienen muutaman dian esityksen pyörimään taustalle, josta yhdellä klikkauksella pääsee varsinaisiin dioihin. Kaikki tehdään samassa PowerPoint-tiedostossa (9/2016)

  • 1. Diashown asetukset
  1. Järjestä esityksen alkuun ne diat, joita haluat pyörittää introna
  2. valitse diat pitämättä cmd-painiketta alhaalla
  3. valitse välilehti Transitions
    1. valitse After -kohtaan monenko sekunnin välein dia automaattisesti vaihtuu
    2. poista valinta kohdasta On Mouse Click
  4. valitse välilehti Slide Show > Set Up Slide Show
    1. valitse Loop continuously until 'Esc'
    2. All
    3. Using timings, if present.
  • 2. Siirtyminen esitykseen painike
  1. Valitse välilehti Insert > Shapes > Action Buttons > sopivan näköinen painike, esim. talokuvake
    1. vedä se hiirellä muotoonsa diaan haluamaasi kohtaan
    2. avautuu painikkeen Action Settings
      1. valitse Hyperlink to ja alasvetovalikosta se dia josta haluat varsinaisen esityksen alkavan
  2. säädä tarvittaessa painikkeen kokoa ja paikkaa
  3. tee painike tarvittaessa näkymättömäksi, kts. kohta 2.1
  4. kopioi painike muihin introdioihin, jolloin voit siirtyä mistä introdiasta tahansa varsinaiseen esitykseen
  5. myöhemmin, jos haluat muuttaa, aloitusdiaa, valitse hiiren oikean painikkeen valikosta Hyperlink > Edit Hperlink... > Slide... Kuvake täytyy tämän jälkeen taas kopioida kaikkiin introdioihin.
    • 2.1 Painikkeen muuttaminen näkymättömäksi (valinnainen)
  1. Klikkaa painiketta hiirellä kaksi kertaa, avautuu Format Picture-sivupalkki
  2. valitse Shape Options > Fill > Picture or texture fill
  3. vedä Transparency 100 prosenttiin sekä Fill että Line kohassa, jolloin kuvake häviää näkyvistä
  4. muista kuvakkeen sijainti ;)
  • 3. Muiden diojen piilottaminen ja lopetusdia

Vaikka kaikki diat piilotetaan, ne kuitenkin näkyvät normaalisti diaestyksessä.

  1. Paina mieleesi viimeinen dia tai tee "kiitos"-dia, jotta tiedät minkä dian jälkeen et enää paina seuraavaa diaa, jolloin alkaisi automaattinen aloitusintro pyörimään
  2. valitse kaikki varsinaisen esityksen diat klikkaamalla ensimmäistä ja sitten klikkaamalla viimeistä samalla kun pidät shift-näppäintä alhaalla
  3. klikkaa hiiren oikeaa painiketta ja valitse Hide Slide
  • 4. Dian vaihtumisaika ja tapa (valinnainen)
  1. Säädä tarvittaessa introdiojen vaihtumistapa ja vaihtumisaika Transitions-valikosta.
    1. esimerkiksi Fade ja Duration 03,00 sekuntia
  • 5. Käyttö
    • Aloita normaalisti diaesitys valitsemalla joku introdioista
    • paina painiketta kun haluat siirtyä introsta varsinaiseen esitykseen
    • älä paina viimeisen dian jälkeen esityksen alkuun, koska se aloittaa intron
Lähde http://www.techrepublic.com/blog/microsoft-office/add-a-looping-introduction-to-a-powerpoint-presentation/

Sisällysluettelo[muokkaa]

Diojen otsikot saa seuraavasti:

  1. View > Outline View
  2. Hiiren oikea painike > Collapse > Collapse All
  3. Valitse kaikki otsikot Cmd-a, cmd-c
  4. Liitä diaan tai word-asiakirjaan tms. Cmd-v

Teams[muokkaa]

Kirjautuminen organisaatioon maksuttomassa työpöytäversiossa[muokkaa]

  1. Hanki itsellesi Microsoft-tili jos sitä ei ole esimerkiksi työpaikan puolesta. Microsoft-tilin voi luoda mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen.
  2. Pyydä organisaatiota, johon olet liittymässä lisäämään em. Microsoft-tilisi sähköpostiosoite johonkin organisaation tiimiin.
  3. Avaa Teams-työpöytäsovellus tietokoneessa ?tai puhelimessa?.
  4. Syötä Microsoft-tilin sähköpostiosoite ja Microsoft-tilin salasana.
  5. Syötä Teamsissa käyttämäsi nimi, esim. etu- ja sukunimi.
  6. Teams tunnistaa sinut ja ehdottaa valittavaksi niitä organisaatioita, joiden tiimeihin sinut on liitetty. Valitse niistä haluamasi ja olet nyt Teamsissa sisällä.
  7. Tiimin omistajat voivat tehdä sinusta tiimin jäsenen sijaan myös omistajan ja saat lisää oikeuksia toimia kyseissä tiimissä.
  8. Jos taas saat organisaation "ylläpitotunnukset" voit tehdä vielä enemmän organisaatiossa Teamsia koskevia asioita.

Tiimit ja kanavat[muokkaa]

  • ?Käyttäjä liittyy johokin organisaatioon (organization), jonka jälkeen hän kuuluu sen organisaation tiimeihin, joiden jäsen hän on. Organisaatio voi siis olla esimerkiksi työpaikan, järjestön tms. omistama.?
    • Teams free organisaatiosta eroaminen:
      • ?Jäsen kirjautuu osoitteeseen https://myapps.microsoft.com > klikkaa profiiliaan oikeassa yläkulmassa > valitsee ratas-kuvakkeen > poistaa itsensä haluamastaan organisaatiosta.?
      • "Ylläpitäjän" (admin) täytyy poistaa organisaatio.
  • Tiimi (team) kokoaa yhteen joukon ihmisiä saman organisaation sisällä. Esimerkiksi eri työyksiköt tai järjestön eri ryhmät. Tiimiin lisätään 'jäseniä' ja osasta jäseniä voi tehdä 'omistajia'. Voit kuulua useaan eri tiimiin. Tiimit näkyvät sen mukaan, mihin organisaatioon olet kirjautunut Teamsiin. Esim. sinulla voi olla käyttöoikeus työpaikan Teamsiin ja eri järjestöjen Teamsiin. Lisäksi tiimit näkyvät organisaatiossa sen mukaan, mihin tiimiin sinut on lisätty jäseneksi (tai omistajaksi). Ts. tiimeillä voidaan saman organisaation sisällä muodostaa ryhmiä, jotka eivät pääse näkemään toisten sisältöä.
    • Vaihtoehtona on luoda yksi koko organisaation kattava tiimi ja sen sisälle kaikille julkisia (keskustelu)kanavia ja yksityisiä keskustelukanavia. Kannattaa huomata, että 4/2020 ei ole vielä mahdollista siirtää kanavia tiimeistä toiseen.
  • Kanavia (channel) tehdään tiimin sisään, "alle". Esimerkiksi eri aiheita, projekteja jne. Kaikilla tiimin jäenillä on mahdollisuus osallistua näihin. Ei siis kannata tehdä useita tiimejä samoilla ihmisillä vaan jos ihmiset ovat samoja, muodostaa useita kanavia.
    • Kanava voi olla myös yksityinen eli vain määrätyillä tiimin jäsenillä on käyttöoikeus nähdä kanava.
    • Kanavalla on oma Tiedostot ja Wiki -välilehdet.
    • Kun lisätään uusi tiimi, Teams luo automaattisesti 'Yleinen' (General) -kanavan. Tämä kanava kannattaa pitää yleiskanavana, jota kaikki seuraava, jossa annetaan ilmoituksia jne.
    • Kanavia voisivat olla esim.: Yleinen, Esittäytyminen, Tuki, Palaute sekä itse asioihin ja projekteihin liittyvät kanavat.
  • Microsoft Teams-työpöytäversio palvelee samalla sekä ilmainen että maksullinen -oikeutta eli ei ole olemassa erillisiä sovelluksia. Osaa toiminnoista, kuten ennakkoon muodostettavaa kokouslinkkiä ei ilmaisessa saa tehtyä ja muitakin toimintoja, jotka eivät toimi. Kirjautumisen jälkeen näkee oikeasta yläkulmasta omasta nimikirjaimista esim. 'Microsoft Teams free'.
  • Teamsin Outlook-linkki ei tule kalenterisivulle näkyviin kun yritetään lisätä ajastettua tapahtumaa, jos käytössä on ilmainen versio (Microsoft Teams free).

Ohjevideoita[muokkaa]

Kokouksen järjestäminen[muokkaa]

  • Kun käytössä on maksullinen oikeus, valitse Outlook-sovelluksessa kalenteri ja lisää ajastettu tapahtuma. Valitse Teams. Tällöin muodostuu linkki.
  • Kun käytössä on maksuton oikeus, valitse kanavan viestit-välilehdeltä videokameran kuvake ja paina 'Järjestä kokous nyt'. Jaa linkki esim. sähköpostissa osallistujille.
    • Käytännössä tämän voi tehdä esim. niin, että viikkoa paria aikaisemmin lähettää kutsusähköpostin, jossa kertoo ajankohdan sekä tiedon, että kokoukseenliittymislinkki lähetetään uudessa sähköpostissa noin 30 minuuttia ennen kokouksen alkamista.

Kokouksen roolit (roles)[muokkaa]

  • Järjestäjä (organizer), esittäjä(t) (presenter) ja osallistuja(t) (attendee).
  • Rooleja voi asettaa jo maksullisen oikeuden ollessa kyseessä muodostettaessa ajastettua tapahtumaa (meeting options).
  • Kokouksen aikana valitse ikkunasta 'Show participants' ja valitse henkilön kohdalta ... ja vaihda rooli esittäjästä osallistujaksi ja päinvastoin.

Sisällön jakaminen[muokkaa]

  1. Vietäessä hiiri ikkunan päälle (keskelle) ilmestyy palkki, josta valitaan kuvake 'nuoli ruudun sisään/ulos'.
    1. macOS-työpöytäsovelluksessa on annettava yksityisasetuksissa lupa jakaa näyttö ensimmäisellä kerralla.
    2. Työpöytä: Kun haluat vaihdella esityksen aikana useamman ikkunan välillä.
    3. Ikkuna: Kun haluat jakaa vain yhtä ikkunaa. Onnistuu myös PowerPoint-esityksen näyttäminen.
    4. PowerPoint: Kun haluat jakaa PowerPoint-esityksen niin, että osallistujat voivat itse vaihdella dioja esityksen aikana eikä se vaikuta oman esityksen pitämiseen. Tämän toiminnon voi myös estää "silmä"-kuvakkeesta esityksen aikana. Jotta osallistujat voivat selailla dioja, tulee PP-esitys tallentaa OneDriveen (myös muita vaihtoehtoja).
    5. Whiteboard: Piirustustaulu johon voi piirtää yhdessä (ei välttämättä toimi kaikilla).
  2. Jakaminen lopetetaan samasta kuvakkeesta kuin se aloitettiin.
  • Jaettaessa voidaan jakaa myös näytettävän tiedoston/videon netistä tms. ääni. Tämä voidaan valita samasta aukeavasta ruudusta, josta valitaan mitä kuvaa jaetaan. Tällöin esim. videota näytettäessä (YouTube ym.) osallistujille kuuluu myös esittäjän näyttämän videon, musiikin tms. ääni. Huom! Saattaa jättää videon jälkeen "huminan" katselijan laitteessa kuuluviin (havainto 2.4.2020).
  • Osallistuja voi ottaa esittäjän valitseman esitystavan hallintaansa ja tämän jälkeen esimerkiksi selata esitettävän PowerPoint esityksen dioja niin, että dian vaihtaminen näkyy kaikille osallistujille. Alkuperäinen esittäjä voi hylätä hallintapyynnön tai keskeyttää sen milloin tahansa. Lisäksi esittäjä voi luovuttaa hallinnan jollekin osallistujalle. Jaa käyttöoikeus vain luotetuille henkilöille, jotka eivät tee mitään sellaista omaan laitteeseesi mikä ei ole suotavaa!
  • Jakaessasi ctrl + ja - tai cmd + ja - -näppäinyhdistelmillä voit suurentaa ja pienentää jaettavaa kohdetta. Kätevä esim. Power Point-esityksissä saada kaikki diat näkyville painamalla minus-näppäinyhdistelmää. Toimii myös pitämällä ctr tai cmd -näppäintä alhaalla ja skrollaamalla hiirellä jompaan kumpaan suuntaan.

PowerPoint[muokkaa]

  • Esitystä voi näyttää 1) diojen muokkaus -näytöllä 2) esitysnäytöllä 3) esitysnäytöllä "esittäjämoodissa", jossa esittäjä näkee sekä dian että muistiinpanot ja seuraavan diat ja jolloin osallistujat näkevät vain dian.
  • Pikanäppäimet
F5 - aloita esitys kuvasta
shift F5 - aloita esitys esillä olevasta diasta
alt F5 - näytä esitys "esittäjämoodissa"
N/P, enter, sivu alas/ylös, nuolet, välilyönti, takaisin - dioilla liikkuminen
B - näytä osallistujille musta dia
W - näytä osallistujille valkoinen dia
Esc - lopeta esitys
https://support.office.com/en-us/article/use-keyboard-shortcuts-to-deliver-powerpoint-presentations-1524ffce-bd2a-45f4-9a7f-f18b992b93a0

Keskustelun jakaminen[muokkaa]

  • Uuden jäsenen liittyessä omatoimisesti esim. kokoukseen, jäsen näkee keskustelut vain liittymishetkestä eteenpäin.
  • Lisättäessä uusi jäsen, liittämisvaiheessa voi valita näkeekö jäsen aiempia keskusteluja.

Wiki[muokkaa]

  • Kanavan välilehdeltä löytyy wiki, jota voi käyttää esimerkiksi yhdessä muokattaville asiakirjoille.
  • Jos tarkoitus on luoda enemmänkin aineistoa, kannattaa ensimmäisenä hetki miettiä rakennetta. Sivujen lohkoja ei voi siirtää sivulta toiselle kuin manuaalisesti kopioimalla.
    • Uusi sivu lisätään sisällysluettelon alaosasta. Sisällysluettelo löytyy vasemmasta yläkulmasta kolme viivaa päällekkäin.
  • Jos sivulla on paljon tekstiä, saattaa sivun latautuminen kestää ajoittain pitkäänkin.
  • Wiki-sivujen vienti (export) Teamsista tapahtuu SharePoint kautta. Toiminto ei ole käytettävissä jos ei ole riittävästi käyttöoikeuksia.

Teams Wiki -tekniikka[muokkaa]

  • HUOM! Tiedä mitä olet tekemässä!!!
  1. ?Tarvittaneen ilmeisesti 'Omistaja'-oikeus?
  2. Kirjaudu https://myapps.microsoft.com > Groups > klikkaa ryhmää > klikkaa 'SharePoint'
  3. Klikkaa 'Site contents' > Teams Wiki Data > General
    1. Näet .mht-tiedostoja wikistäsi. Huomaa, että näiden tiedostojen muokkaaminen ei muuta wiki sivua tai siirtäminen toisen kanavan vastaavaan hakemistoon ei siirrä wikisivua! .mht-tiedoston voi ladata omalle tietokoneelle ja avata Wordissa tai muuttaa päätteen .html-päätteeksi ja avata selaimessa. .mht on "linkki", joka johtaa piilotettuun tietoon, jonka wikisivu lataa kun sivu Teamsissa avataan.
  4. Klikkaa tiedostorivillä kolme pistettä päällekkäin > Details > avautuu sivupalkki ja valitse 'Manage access' > avautuu uusi sivupalkki ja valitse alhaalta 'Advanced' > avautuu uusi selaimen välilehti
  5. Klikkaa oikeassa palkissa pitkää numerosarjalinkkiä > valitse jokin 'Section' (vain yksi kerrallaan valittuna) > näet sivupalkissa otsikon 'wikiContent' alla sivuston html-koodin
  6. Klikkaa sivupalkissa 'Edit all' > voit muokata kenttiä < ei ole kokeiltu muutosta > Save/Cancel

Virheilmoitukset[muokkaa]

  • Virheilmoitus: Invitation redemption failed
    • Ilmenee yritettäessä hyväksyä lähetetty kutsu liittyä Teamsiin käyttäjäksi, ei kokoukseen.
    • Yrität liittyä sinulle lähetetystä kutsusta verkkoselaimen kautta: ei onnistu (3.4.2020).
    • Lataa Microsoft Teams-työpöytäversio ja liity sen kautta. Käytä XXX -sähköpostiosoitetta. <-- täydennettävä

Word[muokkaa]

  • Jos jotain on faktaa, niin se että Word kaatuu aivan varmasti! Tästä syystä kannattaa asettaa automaattinen tallennus tapahtumaan minuutin välein. (2018)

Bugeja[muokkaa]

  • Alkaa ilmoittamaan että Global Normal.dotm ei voida lukea tai kirjoittaa, eikä docx-loppuisia tiedostoja pysty ollenkaan avaamaan. Korjaantuu uudelleenkäynnistämällä tietokone. Finderin relaunch (Force quit) tai Officen sulkeminen eivät auta. Eikä myöskään Normal.dotm tiedosto-oikeuksien muuttaminen. (2/2016)
  • There is a serious disk error on file ~Word Work File S{A769D74A-0F0E-0249-8302-DB7F18298A6B}.tmp.
    • Katso, että Preferences > File Locations > AutoRecover Files -polku on olemassa.
    • Aja Disk Utility > First Aid.

Kenttä (field)[muokkaa]

  • Esimerkiksi päivämäärä tai sisällysluettelo, joka päivitetään hiiren oikean painikkeen kautta.
  • Kentän koodin saa näkyviin Mac tietokoneessa hiiren oikeasta painikkeesta Toggle Field codes tai alt-f9. Koodin saa suljettua alt-f9. Näppäinyhdistelmän toimintaan saamiseksi aseta tietokoneen System Preferences > Keyboard > Use F1, F2, etc. keys as standard function keys.
  • Kenttä alkaa ja päättyy mustiin { ja } -merkkeihin. Niiden sisälle tulee toiminnon suorittava koodi. Huomaa, että shift-alt-( tuotetettu { ei ole tällainen aloittava tai lopettava merkki vaan muodosta kenttä ensin vaikka päivämääräksi ja muokkaa sitten sisältöä.
  • Koodin lisäämisen jälkeen päivitä kenttä normaalisti hiiren oikean painikkeen kautta.
  • Error! Digit expected. -virheilmoitus: Saattaa liittyä järjestelmäasetusten päivämäärien muotoon, desimaaliin, tuhaterottimeen, kielivalintaa tms.

Kirjanmerkki tekstin kopioinnissa toiseen kohtaan[muokkaa]

  1. Valitse haluttu kopioitava teksti, esim. XXX > Lisää / Linkit / Kirjanmerkki (anna kirjanmerkille nimi)
  2. Valitse haluttu teksti, esim. XXX, joka korvataan kirjanmerkin tekstillä > Lisää / Linkit / Ristiviite
  3. Kun teksti muutetaan kirjanmerkin XXX kohdalta (kannattaa tuplaklikata XXX), päivitetään se korvattavaan kohtaan hiiren oikealla ja valitsemalla 'Päivitä kenttä'.

Laskukaava[muokkaa]

  1. Luo esim. tekstissä olevaan kirjanmekki, esim. XXX (ks. ohje edellä).
  2. Valitse haluttu teksti, esim. XXX, johon laskutoimuts tehdään > Lisää kenttä (etsi esim. haku-toiminnolla) > Kaava... > Valitse liitettävä kirjanmerkki ja syötä kaava = -merkin jälkeen / valitse lukumuoto
  3. Kun päivität kirjanmerkin/kirjanmerkit, päivitä laskukaavan kohta valitsemalla hiiren oikealla 'Päivitä kenttä'.

AutoText[muokkaa]

  • Esitalletetun tekstin, kuvien ym. lisääminen.

Vinkkejä[muokkaa]

  • Autorecovery. Kun Word kaatuu, se usein tarjoaa viimeisintä työtä uudelleen avattavaksi. Jos näin kuitenkaan ei tapahdu ja yrität avata manuaalisesti docx -tiedostoa, jonka Word on automaattisesti tallentanut taustalla, mutta saat virheilmoituksen. Vaihda tällöin tiedostopäätteeksi .asd jolloin sen todennäköisesti aukeaa.
  • Alaviite
    • Mac:ssa Option-Command-f
    • Ristiviite. Esimerkiksi kun alaviitteen tekstissä halutaan viitata toiseen alaviitenumeroon, joka sitten päivittyy kun lisätään uusia alaviitteitä. Viittaus-välilehdellä on kohta Ristiviite, josta viittaus lisätään. Ristiviitteet päivitetään alaviitteissä cmd-a (valitse kaikki alaviitteen tekstit) ja painamalla F9 (fn-F9). Tekstissä ristiviitteet päivitetään vastaavasti valitsemalla teksti ja F9 (fn-F9) tai hiiren oikean näppäimen valikosta Päivitä kenttä -kohdasta.
    • Seuraava on korjattu viimeisimmässä päivityksessä 12/2015: Vaikka alaviitteen tyyli olisi säädetty esimerkiksi englanniksi, alaviitteiden kieli seuraa OSX-käyttöjärjestelmän järjestelmäasetusten Näppäimistö > Syöttölähteet -kohdassa määriteltyä kieltä. Jos esimerkiksi käytät käyttöjärjestelmään suomen kielellä, mutta kirjoitat alaviitteitä englanniksi, täytyy lisätä englannin kieli järjestelmäasetuksissa ja vaihtaa näppäimistö Wordin käytön ajaksi englannin kielelle. Tämä sujuu helpoiten asettamalla lipun kuvake näkyville kuvaruudun ylälaitaan kellon vierelle.
  • 2 napautusta hiirellä vasemmalla puolen valitsee kappaleen
  • 3 napsautusta hiirellä vasemmalla puolen valitsee koko tekstin
  • kun muutat reunusta viivaimissa painamalla samalla ALT niin tulee senttimetreinä näkyviin.
  • sarkaimia säädät valitsemalla halutunlaisen sarkaimen ja painamalla sen haluttuun kohtaan viivaimella.
  • asiakirjan sijainnin levyllä ilmoittavan kentän päivitys F9 kentän päällä. Ctl + F11 lukitsee kentän.
  • Sisällysluettelo. Käytä tyyleinä valmiita otsikkoja, jotka muokkaat tekstiä kirjoittaessasi. Kun teet sisällysluettelon, Word ottaa käyttöön Sisluet 1 jne. tyylit, jotka muotoilevat sisällysluettelon. Jotta saa eri osiot samaan sisällysluetteloon, käytä esimerkiksi lähteille ja lyhenteille ensimmäistä Otsikko -tyyliä ja seuraavassa osiossa, varsinaisessa tekstissä aloita Otsikko 1:stä, joka on ensimmäisen tason otsikko ja siitä sitten eteenpäin. Älä kuitenkaan merkitse Otsikko tyyliin sisällysluettelon otsikkoa, koska sen ei välttämättä kuulu sisältyä sisällysluetteloon. Eikä myöskään lähteiden alaotsikot.
Otsikko: LÄHTEET
Otsikko 1: 1 OTSIKKO
Otsikko 2: 1.1 Otsikko 
Otsikko 3: 1.1.1 Otsikko'
  • Kirja
    • Layout > Margins > Custom Margins...
    • Multiple Pages: Book fold
    • Aseta reunukset, esim. 1,2 cm sekä gutter eli sivujen väli, esim. 0,5 cm.
    • Page Setup... > Orientation: Landscape > Paper Size A4
    • Sivut näkyvät ruudulla yksittäin, mutta tulostettaessa ilmestyvät kirjaksi. Tulosta paperin kummallekin puolelle. Siirrä tulostunut paperi samassa asennossa uudestaan tulostettavaksi, älä siis käännä 180 astetta. Tarvittaessa Manually Print on Both Sides -valinnalla ja "flip the sheets on the short edge of the paper".
    • https://support.office.com/en-us/article/create-a-booklet-or-book-dfd94694-fa4f-4c71-a1c7-737c31539e4a
  • Luettelo päivitetään Hiiren oikea näppäin luettelon päällä / Päivitä kenttä / Päivitä koko luettelo
  • Numerointi. Numeron ja tekstin väli ei säädy sopivaksi. Valitse rivin päällä Kappale / Sarkaimet ja aseta sarkaimeksi esim. 0,6 cm.
  • Osio. Osiot koostuvat sivuista. Osiot voivat olla esimerkiksi eritavoin sivunumeroituja, jolloin ne näkyvät sisällysluettelossa myös eri numeroinnilla.
  • Monitasoinen luettelo. Jos numerot eivät kerta toisensa jälkeen asetu:
  1. Nollaa koko asiakirjan luettelot asettamalla jokaiselle tyyllille luettelokohdan valinta none
  2. valitse asiakirjan ensimmäinen otsikko ja Home-valikosta monitasoinen luettelo 1 ja 1.1 ja 1.1.1. Tästä tulee nyt koko asiakirjan luettelo.
  3. valitse seuraava otsikko ja taas monitasoinen luettelo, mutta valitse nyt Current list ja sitten tab-näppäimellä siirrä se oikeaan kohtaan. Jos ei onnistu, niin maalaa edellinen otsikkotyyli telalla ja näin monista se seuraavaan.
  4. muokkaa tyyliä valitsemalla hiiren oikea numeroiden päällä ja valikosta Bullets and Numbering... koska tyylin muokkaminen ei välttämättä avaa "oikeaa" luetteloa.
  • Sivunumerot
    • Jokainen osio (section) voi jatkaa edellistä sivunumeroa tai olla omansa.
    • Jokainen osion ensimmäinen sivu voi olla ilman näkyvää sivunumeroa. Insert > Header > Edit header > Different First Page
  • Korostetun tekstin valinta
    • Avaa Find-ikkuna, josta saat auki Advance > Valitse Highlight all items found in: Maind Document > Find Format Highlight > Sulje hakuruutu > Ctrl-c

Fonttikoko[muokkaa]

  • 1 tuuma (2,54 cm) pitäisi olla 72

Muutosten sisällyttäminen kopiossa toiseen dokumenttiin[muokkaa]

Word 2010[muokkaa]

  • Kytke pois seuranta-toiminto
  • Valitse teksti, joka kopioidaan
  • Paina Ctrl - F3
  • Siirry kohdeasiakirjaan ja paina Ctrl - Shift - F3
Google: how to copy word track changes 2010
Lähde: http://rlab-it-blog.blogspot.fi/2009/07/how-to-copy-text-from-word-document-and.html

Sanasto[muokkaa]

Sanojen lisääminen sanastoon saattaa olla estynyt. Lisää... –painike näkyy harmaana. Tämä ehkä johtuu siitä, että olet päivittänyt Officen ja jokin bugi estää tämän. Tämän voi korjata lisäämällä asetuksissa uuden sanaston. Se kannattaa esimerkiksi sijoittaa johonkin helposti löydettävään hakemistoon, josta se on lisättävissä johonkin toiseen Word-asennukseen tulevaisuudessa ja siirtyy siis varmuuskopioiden mukana.

RefWorks[muokkaa]