Suojelumateriaali

Johdanto

Microsoft 365-kehitys (Roadmap): https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/roadmap?rtc=1&filters=Microsoft%20Teams

Visual Basic for Applications (VBA)

VBA

Vinkkejä

Officen käyttöliitymän kieli

• Officen valikot seuraavat sitä kielivalintaa, jota käytät OSX-käyttöjärjestelmäkielenä yleisesti. Jos haluat muuttaa jonkin Office-ohjelman kielen toiseksi kuin käyttöliittymäkielen, esimerkiksi englanniksi. Seuraava ohjelma poistaa ensisijaisena järjestelmäasetuksissa olevan kielen kielipaketin määrätystä office-ohjelmasta ja ottaa seuraavan kielipaketin listalla käyttöön. Asetuksen voi palauttaa taas takaisin, kun alkuperäistä kielipakettia ei tuhoa vaan vain nimeää kansion nimen toiseksi, jolloin Office ei tunnista sitä. Toiminto pitää tehdä jokaiselle Office-ohjelmalle erikseen. (Testattu Word for Mac v. 15.17 18.12.2015)

1. Järjestelmäasetukset > Kieli ja alue > Ensisijaiset kielet 1. Suomi 2. English
2. Lopeta Office ohjelmat.
3. Finder > Ohjelmat > Microsoft Word.app päällä klikkaa hiiren oikeaa ja valitse Näytä pakkauksen sisältö > Contents > Resources > etsi hakemisto fi.lproj > nimeä tiedosto esimerkiksi xfi.lproj
4. Käynnistä kyseinen ohjelma, jonka kohdalla teit muutoksen ja se on nyt englanniksi.

Useampi käyttäjätili samanaikaisesti

Esimerkiksi Microsoft-käyttäjänä ollaan kirjauduttu verkkoselaimeen. Avaa toinen Microsoft-käyttäjä toisessa selaimessa (esim. Chrome) TAI avaa samassa selaimessa incognito-ikkuna ja kirjaudu siinä.

Excel

HUOM! Jos kaavat eivät toimi: kokeile korvata kaavassa pilkku (,) puolipisteellä (;) tai päinvastoin

• Excel Suomi - Englanti -sanasto, hae selaimen hakutoiminnolla sanaa: https://www.excel-function-translation.com/index.php?page=english-finnish.html

Aika

• Kellonaika desimaaleiksi

1. =TUNNIT(A1)+MINUUTIT(A1)/60
2. Muunna solun muodoksi "Yleinen/General" tai "Luku" ja vähennä desimaalit esimerkiksi kahteen.

• Kellonaika 10:55:30 --> 10.55.30

1. Kopioi kellonajata Muistio-sovellukseen, muunna etsi/korvaa-toiminnolla kaksoispiste pisteeksi. Kopioi takaisin samaan kohtaan Excelissä.
2. Aseta kellonaikasolujen luokaksi 'Aika', esim. 13.30.55

• Kellonaikojen keskiarvo
  • Jos keskiarvoa ei ilmesty, esim. 0.23.57, on todennäköisesti kellonaikasolujen luokka väärin.

1. Aseta kellonaikasolujen luokaksi 'Aika', esim. 13.30.55
2. =KESKIARVO(A1:A10)

• Kellonaikojen laskeminen yhteen, esimerkiksi tuntien 3.00.00 ja 4.00.00 on 7:00 TAI 3:00 ja 4:00 on 7:00

1. Yhteenlaskevaan soluun =SUMMA(A1:A2)
2. Muotoile solua joka laskee yhteen valitsemalla 'Oma' ja aseta lajiksi [t]:mm;@

Emoji

• macOS Excel:

Katso descimaal (Dec) oheisesta taulukosta: https://www.w3schools.com/charsets/ref_emoji.asp

=UNICHAR(128151)

F2

F2-näppäin saa Windowsissa solun muokattavaksi, vastaava näppäin MacOS on Ctrl-u

HTML-tiedoston tuonti

1. Tallennetaan selaimesta sivun lähdekoodi html-tiedostopäätteellä.
2. Data > Get Data > From HTML > valitaan tiedosto
3. Tiedosto tallentuu välilehdelle, johon voidaan kohdistaa nyt esimerkiksi hakutoimintoja toiselta välilehdeltä ja siirtää tietoa muuhun käyttöön.

Jos (If)

• Kaava

=JOS(A1=10 ; mitä tehdään kun totta ; mitä tehdään kun ei totta)
=JOS(A1=10;"Luku on 10";)
=JOS(A1=10;"Luku on 10";"Luku ei ole 10")
=JOS(A1=10;"Luku on 10";JOS(A1=20;"Luku on 20";))
=JOS(JA(A1=TOSI;B1=TOSI);"A1 ja B1 -solut ovat kummatkin tosia";"A1 tai B1 tai ei kumatkaan ole tosia")
=JOS(TAI(A1=TOSI;B1=TOSI);"A1 tai B1 -solu on tosi";)

• Laske rivien lukumäärä, kun useamman sarakkeen ehdot täyttyvät
  • Oheinen kaava laskee määrätyltä ajanjaksolta ne rivit, joissa on lisäksi sana SARI. Aseta soluun K1 alkupäivämäärä esim. 1.1.2022 ja K2 päättymispäivämäärä esim. 31.12.2022. Sarakkeessa A on päivämää. Sarakkeessa B SARI tai muu teksti.

=LASKE.JOS.JOUKKO(A:A;">="&K1;A:A;"<="&K2;B:B;"="&"SARI")

Kaksoiskappaleiden poistaminen

• Poistossa jää jäljelle rivi, joka on rivinumeroltaan pienempi kaksoiskappaleista.

1. Jos on yhdistetty esim. taulukko A ja taulukko B, joissa on esimerkiksi sarakkeessa A1 samoja yritysten nimiä. Kuitenkin taulukon A rivit halutaan jättää jos siitä löytyy kaksoiskappale taulukosta B.
   1. Järjestä tällöin taulukko A ylimmäiseksi (lähempänä 1-riviä) ja taulukko B sen jälkeen.
2. Valitse värjäämällä kaikki / käsiteltävät rivit
3. Valitse Data > Remove Duplicates
   1. Poista merkintä kohdasta Select All
   2. Valitse sarake, jossa kaksoiskappaleita verrataan > Ok

Kaksoiskappaleiden korostus

1. Valitse värjäämällä sarakkeet/rivit/solut joissa korostus tehdään
2. Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Duplicate Values...
   1. Style: Classic, Format only unique or duplicate values, duplicate values in the selected range, Format with Light Red Fill with Dark Red Text > Ok

Kehitystyökalut

1. Tiedosto > Asetukset > Valintanauhan mukauttaminen > valitse Kehitystyökalut > OK
2. Kehitystyökalut-valikko ilmestyy näkyville ikkunan yläosaan.

TAI Jos välilehdistä ei löydy kohtaa 'Kehitystyökalut': Klikkaa ikonitoimintorivillä hiiren oikeaa > Mukauta valintanauhaa... > Valitse Kehitystyökalut

Kieli

• MacOS-käyttöjärjestelmässä Excel noudataa ulkoasussa tietokoneen kieliasetusta. Tiedostokohtaisesti kieli voidaan muuttaa Tools > Language...
• MacOS antaa mahdollisuuden myös muuttaa ohjelmakohtaisesti kieliasetusta. Esim. jos käyttää tietokonetta normaalisti esim. suomeksi ja haluaa Excelin olevan englanninkielinen ulkoasultaan: System Preferences > Language & Region > Apps > + > Application: Microsoft Excel.app > Language: English > uudelleenkäynnistetään Excel.

Kopiointi

• Tuplaklikkaa solun kulmassa kopiointi-ristiä ja kyseinen arvo kopioituu siitä solusta alaspäin. <-- tarkenna

Korvaavia taulukkolaskentaohjelmia

• Open Office / Calc taulukkolaskenta suomenkielisenä.
• Numbers (macOS, iOS)

Negatiivisten lukujen värjääminen

Valitse alue ja avaa 'Format Cells' -> Number -> valitse punainen -1234,10 -> OK

• Löytyy myös muita vaihtoehtoja kuten korostaminen.

Numeroiden vaihtaminen päinvastaiseksi

Kerro luku -1:llä eli esim =A1*-1

PDF-tiedoston luettelon tuonti Exceliin

Odota, toimenpiteet voivat kestää ja näkyä sillä aikaa "Ei vastaa..."

1. Värjää tuotava luettelo PDF-asiakirjassa hiirellä tai ctrl-a ja kopioi (ctrl-c)
2. Avaa Word-dokumentti ja liitä kopio (ctrl-v)
   1. Voit muotoilla tekstiä, riveiksi, jotka on erotettu rivinvaihdolla.
   2. Luettelon tekstit voivat olla erotettuna esimerkiksi välilyönnillä.
   3. Valitse koko teksti (ctrl-a) > Lisää > Taulukko > Muunna teksti taulukoksi... > ponnahdusikkunassa 'Tekstin erotin' valitse 'Muu' kohtaan välilyönti eli tee välilyönti ruutuun > OK
   4. Muodostunut taulukko on valittuna > kopioi ctrl-v
3. Avaa Excel-dokumentti ja liitä kopio (ctrl-v)

Pienin arvo

• Etsitään alueen pienin arvo, joka on suurempi kuin nolla
  • =SMALL(A1:A1000,COUNTIF(A1:A1000,0)+1)

Postinumero

Postinumerosarakkeesta häviävät etunollat. Sarakkeen solujen muoto täytyy muuttaa: Valitse postinumerosarake painamalla koko sarake ylhäältä painaen / paina hiiren oikeaa näppäint ja valitse sieltä Format Cells... / Number -välilehti / Category Special / Zip Code.

Pudotusvalikko

• Pudotusvalikon tekstit voidaan hakea samalta välilehdeltä, toiselta välilehdeltä tai toisesta tiedostosta.
• Pudotusvalikon luettelon valintojen alle jätetään usein tyhjiä soluja täydennettäväksi uusilla valinnoilla. Tällöin pudotusvalikkoa käytetettäessä luettelo ei välttämättä aukeudu Excelin työpöytäversioissa ylimmästä. Pikakorjaus on, että luettelon ylimmäksi jättää yhden tyhjän solun.
• Luettelo toisella välilehdellä olevasta luettelosta:

1. Tehdään luettelo allekkain sarakkeeseen A.
   1. Valitse luettelon solut ja paina ctrl+T, jolloin luetteloista muodostuu taulukko, jonka hyöty on se, että kun taulukkoon lisää kohteita, pudotusvalikot päivittyvät automaattisesti. Tätäkin ilman pudotusvalikko myös kuitenkin toimii.
2. Valitaan pudotusvalikolle solu johon se lisätään > Data(Tiedot)-välilehti > Data Validation (Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen) > Allow: List > Source: valitaan luettelo esim. =Välilehdennimi!A1:A10 > ok
   1. 'Ignore blank': valinta sallii jättää valinnan tyhjäksi.
   2. 'Input Message': viesti klikattaessa solua.
   3. 'Error Alert': viesti virhevalinnasta.

• Eri pudotusvalikon teksti kuin valittaessa näkyvä teksti

1. Kehitystyökalut > Lisää > ActiveX-komponentit > Yhdistelmäruutu (Combobox) > vedä painike haluttuun kohtaan hiirellä
2. Kehitystyökalut > Suunnittelutila
3. Paina hiiren oikeaa pudotusvalikon päällä > Ominaisuudet
   1. BoundColumn: 2
   2. ColumnCount: 2
   3. ColumnWidths: 20 pt;0 pt tulostaa pudotusvalikossa vain sarakkeen A-tiedot
   4. LinkedCell: solu, johon teksti tulee, esim. C10
   5. ListFillRange: Lisää sarakkeet joista data haetaan, esim. Välilehdennimi!A1:B100 hakee toiselta välilehdeltä A ja B sarakkeiden tiedot, A on pudotusvalikossa näkyvä teksti ja B on tulostuva teksti.
   6. ListRows: 20 on pudotusvalikossa näkyvien valintojen lukumäärä ilman skrollausta
4. Sulje suunnittelutila ja testaa pudotusvalikkoa

• Kun lisäät luetteloon rivejä ne ovat välittömästi käytettävissä, jos ne vain sisältyvät ListFillRange-alueeseen.
• Huomaa, että ActiveX-komponentteja pääsee muokkaamaan vasta kun valitsee 'Suunnittelutila' <--tarkenna
• Kaavallisia tekstejä ei voine kopioida <-- tarkenna

Pudotusvalikko-valintojen hakeminen toisesta tiedostosta

Esimerkiksi halutaan tehdä eri asiakkaista oma excel-taulukko, jossa lomakkeen täyttövaihtoehdot ovat yhteneväisiä. Täyttövaihtoehdot voivat myöhemmin muuttua. Tällöin voi luoda yhden "master-taulukon", josta haetaan aina ajantasaiset pudotusvalikkovaihtoehdot.

1. Luodaan excel-tiedosto, esim. nimeltään Jokutiedosto, johon tulee pudotusvalikkojen valinnat. Esim. 1-riville otsikot ja sarakkeisiin niiden alle pudotusvalikoiden valinnat.
   1. Insert (Lisää) > Name > Define Name > annetaan esim. sarakkeen otsikon nimi: jokunimi > valitaan pudotusvalikoiden tulevat valinnat > ok (jos työkaluriviä ei ole Windowsin ruudun yläreunassa, kirjoita "Kerro, mitä haluat tehdä... -kohtaan: Nimien hallinta)
2. Luodaan excel-tiedosto, johon haetaan edellä tehdystä tiedostosta valintavaihtoehdot.
   1. Insert > Name > Define Name > annetaan esim. sarakkeen otsikon nimi: jokunimi > kirjoitetaan =Jokutiedosto.xlsx!jokunimi > ok. Eli tuodaan toisesta taulukosta valikkovaihtoehdot tähän taulukkoon. Lisättäessä myöhemmin lisää, se tapahtuu ensin kirjoittamalla uusi nimi ja sitten painamalla +
   2. Valitaan pudotusvalikolle solu johon se lisätään > Data-välilehti > Data Validation > Allow: List > Source: =jokunimi > ok. Eli käytetään jokunimenä edellisessä kohdassa tässä taulukossa määriteltyä nimeä.
3. Huom! Pudotusvalikot toimivat vain, kun valintavaihtoehtotiedosto on avattu!

Pyöristys

• Pyöristetään luvun kympit alaspäin viimeiseen tasalukuun eli 12345 --> 12340

=ROUNDDOWN(12345,-1)

Päivämäärät

• Sijoita ja selvitä mitä tekee: =PÄIVÄYS(A1;A2;)
• Luvusta vuosien, kuukausien ja päivien laskeminen
  • =PVMERO(0;A1;"y")&" vuotta "&PVMERO(0;A1;"ym")&" kuukautta "&PVMERO(0;A1;"md")&" päivää"
• Kahdesta päivämäärästä vuosien, kuukausien ja päivien laskeminen
  • =PVMERO(A1;A2;"Y")&" vuotta " & PVMERO(A1;A2;"YM")&" kuukautta " & PVMERO(A1;A2;"MD")&" päivää"
    • edellisessä A1 on alkupäivämäärä ja A2 päättymispäivämäärä.
• Päivämäärän eteen viikonpäivä 3-kirjaimisena ddd tai kokopituisena dddd: Custom > ddd dd/mm/yyyy
• Solussa päiväyksen voi muuttaa muotoilu-kohdassa, jos näyttää päiväyksen esimerkiksi numerosarjana. Kaavassa käytä TEKSTI() ja muotoilua, ks. otsikko 'Tekstin muotoilu kaavassa'
• Lisätään A1-solussa oleva kk-määrä tähän päivään.
  • • =PÄIVÄ.KUUKAUSI(TÄMÄ.PÄIVÄ();A1)
• Tarkistetaan onko viikonloppu solussa A1 ilmoitetussa päiväyksessä ja ilmoitetaan seuraava maanantai. Jos arki, ilmoitetaan sama päivämäärä.
  • =JOS(VIIKONPÄIVÄ(A1;2)>5;A1+(7-VIIKONPÄIVÄ(A1;2)+1);A1)
• Päiväys ja nimimerkki sulkeissa: ="(" & TEKSTI(TÄMÄ.PÄIVÄ();"PP.K.VVVV") & " Etunimi)"
• Lisätään 2 kuukautta solussa A1 olevaan päivämäärään: =PÄIVÄ.KUUKAUSI(A1;2)
• Päivämäärä muuttujassa

Dim koronaPvm As Date
koronaPvm = "19.3.2020"

• Lasketaan saman päivämäärän, joka ilmoitettu solussa C3, sisältävien rivien B-sarakkeessa olevat lukemat yhteen.
  • SUMIF(A1:A1000,C3,B1:B1000)
• Montako kertaa määrätty päivämäärä toistuu määrätyllä alueella -kaava

1. Päivämäärät ovat sarakkeessa A
2. Lisää sarake B, jossa päivämäärät juoksevat alaspäin saraketta.
3. Lisää ylimmän päivämäärän viereen sarakkeeseen C kaava: =LASKE.JOS(A1:A10;B1)
4. Kopioi kaavaa alaspäin muiden päivämäärien viereen.

• Montako kertaa määrätty vuoden kuukausi toistuu määrätyllä alueella -kaava
  • Seuraavassa selvitetään helmikuu 2022 -solujen lukumäärä alueella A1-A10
  • =TULOJEN.SUMMA((KUUKAUSI(A1:A10)=2)*(VUOSI(A1:A10)=2022))
• Montako kertaa määrätty päivämäärä toistuu määrätyllä alueella --> Pivot-taulukko

1. Valitse alue, joka sisältää päivämäärät.
2. Lisää > Pivot-taulukko > Valitse Pivot-taulukon sijoituskohta: Uusi laskentataulukko >
3. Muodostuu uusi välilehti
   1. Vedä hiirellä oikeassa palkissa ylhäällä olevasta ruudusta päivämäärä, Neljännesvuodet ja/tai Vuodet palkin alaosaan kohtiin Akseli (Luokat) ja Arvot.
   2. Säädä tarpeen mukaan arvoja ja miten tiedot näkyvät.

Rasti ruutuun

• Excel for Mac (2016):

1. Excel > Preferences > View > In Ribbon, Show Developer tab
2. Developer tab > Check Box

Rivien piilottaminen

1. Tiedot-välilehti > valitse Suodata, sarakkeisiin ilmestyy pienet nuoli-ikonit.
2. Klikkaa haluamasi sarakkeen nuoli-ikonia > valitse sen sarakkeen arvot, jotka rivit haluat näkyvän > Ok. Tai vaihtoehtoisesti käytä muita suodatusvaihtoehtoja.
3. Päivitä tarvittaessa avaamalla edellinen valikko ja ok.

Rivinvaihto

• Alt + Enter
• Kaavassa MERKKI(10) tai CHAR(10)
• HUOM! Solu, jossa rivinvaihtoa käytetään, tulee olla valittunna 'Rivitä teksti'

Solu tyhjä / ei tyhjä

• =A1<>""
• Jos solu ei ole tyhjä, sen voi esim. värjätä ehdollisen muotoilun avulla käyttämällä kaavaa tai oheista kaavaa voi käyttää esimerkiksi toisessa kaavassa.
• Jos solu ei ole tyhjä, tulostetaan '- Liikevaihto' ja sen perään liikevaihdon suuruus ja rivinvaihto:
  • JOS(EI(ONTYHJÄ(Välilehdennimi!A1));"- Liikevaihto " & Välilehdennimi!A2 & " €" & MERKKI(10);)
  • Englanniksi NOT ja ISBLANK

Solun koko

1. Muuta tarvittaessa mittayksikkö asetuksissa
2. View > Page Layout (eli jos normaalisti taulukko näkyy 'Normal', muuta se 'Page Layout'
3. Valitse solu
4. Home > Format > 'Row Height...' ja 'Column Width...'

Solun lukitseminen

Esim. (A1*$B$1) kaavaa kopioitaessa A1 muuttuu rivin mukaan, mutta B1 pysyy aina samana.

Solun valitseminen

=SIIRTYMÄ(A1;0;1) '0 riviä alas ja yksi oikealle solusta A1 eli hakee solun A2 arvon (OFFSET)

Solun värjääminen / solun korostus

• Solun värjääminen toisen solun arvon mukaan

1. Valitse koko sarake tai solu, joka värjätään.
2. Ehdollinen muotoilu > Uusi sääntö > Määritä kaavan avulla, mitkä solut muotoillaan
3. Kirjoita sen solun arvo, jota käytetään sääntönä, tässä B-sarakkeessa oleva, $B1 tarkoittaa koko saraketta: =$B1="teksti"
4. Muotoile haluttu korostusväri tms. > OK

• Solujen värjääminen, jotka vielä tyhjiä:

1. Valitse värjättävät solut
2. Conditional Formatting -painike
3. Highlight Cells Rules > equal to > aseta arvo 0 > valitse väri

• Värivaihtoehdot: https://www.excel-easy.com/vba/examples/background-colors.html

Sähköpostiosoitteen erottaminen tekstistä

=IFERROR(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(LEFT(A1;FIND(" ";A1&" ";FIND("@";A1))-1);" ";REPT(" ";LEN(A1)));LEN(A1)));" ")
=JOSVIRHE(POISTA.VÄLIT(OIKEA(VAIHDA(VASEN(A1;ETSI(" ";A1&" ";ETSI("@";A1))-1);" ";TOISTA(" ";PITUUS(A1)));PITUUS(A1)));" ")
=IFERROR(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(LEFT(A11;FIND("@";A1)-1);" ";REPT(" ";99));99))&MID(A1;FIND("@";A1);FIND(" ";A1&" ";FIND("@";A1))-FIND("@";A1));" ") 

Lähteet: https://www.extendoffice.com/documents/excel/1272-excel-extract-email-address.html ja https://stackoverflow.com/questions/11243423/getting-email-address-from-a-cell-in-excel

Teksti isoksi / pieneksi

1. Lisää muutettavan sarakkeen viereen uusi sarake, esim. B
2. Lisää esim. sarakkeeseen B2 kaava UPPER tai LOWER: =UPPER(A2)
3. Tuplaklikkaa sarakkeen B2 oikeaa alakulmaa ja kaava kopioituu kaikkiin B2 sarakkeen soluihin.
4. Kopio sarakkeen B arvot leikepöydälle.
5. Aktivoi solu A2 > Paste > Values
6. Poista sarake B.

• Solun tekstin ensimmäisen kirjaimen muuttaminen isoksi kirjaimeksi. Jos tekstin edessä on esim. ranskalainen viiva ja väli, vaihda numeron 1 paikalle numero, joka on vasemmalta isoksi vaihdettava kirjain:
  • =UPPER(LEFT(A1,1))&RIGHT(A1,LEN(A1)-1)

Tekstin / luvun käsittely

Huom. MacOS käytä puolipistettä pilkun sijaan.

• =RIGHT(A1; LEN(A1)-5) antaa tulokseksi 6789 kun solussa A1 on 123456789 eli näyttää oikealta kuudennesta merkistä lähtien.
• =TRUNC(A1; 2) antaa tulokseksi 39,9 kun solussa A1 on 39,988 eli ei pyöristä.
• =REPLACE(A1;3;1;".") antaa tulokseksi 12.456789 kun solussa A1 on 123456789 eli korvaa kolmannen merkin pisteellä.
• =ROUND(A1;3) pyöristää kolmeen desimaaliin.
• ="Teksti " & A1 & "teksti"
• =ABS(A1) muuntaa negatiivisen luvunku positiiviseksi luvuksi

Tekstin jakaminen useaan soluun

• Vasemman puoleisin sana kolmesta: =LEFT(A1;SEARCH(" ";A1)-1)
• Keskimmäinen sana kolmesta: =IFERROR(MID(A1;SEARCH(" ";A1)+1;SEARCH(" ";A1;SEARCH(" ";A1)+1)-SEARCH(" ";A1));"")
• Oikean puoleisin sana kolmesta: =RIGHT(A1;SEARCH(" ";A1)-1)

https://trumpexcel.com/split-cells-in-excel/

http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/split-text-into-different-cells-HA102809804.aspx

• Eräs vaihtoehto

1. Tee jaettavan solun oikealle puolelle sarakkeita niin monta kuin jaettavia osia tulee olemaan.
2. Valitse sarakkeen halutut solut.
3. Tiedot > Teksti sarakkeisiin > valitse Erotettu > Seuraava > Erottimet: Väli

Määrätyn tekstin viereisen solun tekstin noutaminen toiselta välilehdeltä

• Selvitä missä sarakkeessa haettava teksti on. Teksti pitää olla tarkasti eli jos tekstin jälkeen olisi esimerkiksi välilyönti, se pitää sisällyttää sitaattien sisään. Vaihtoehtoisesti *-merkin lisääminen poistaa tämän tarkkuuden kuten "Haettavatek*"
• VLOOKUP:n ensimmäinen parametri on haettava teksti. Seuraava on alue, joka sisältää sekä haettavan teksti että sen tekstin mikä halutaan noutaa soluun. Alla olevassa esimerkissä siis toiselta välilehdeltä sarakkeista A ja B haetaan tekstiä Haettavateksti ja kun se solu löytyy, noudetaan siitä oikealla olevan solun arvo.

=VLOOKUP("Haettavateksti";Välilehtinimi!A:B;2; FALSE)
=PHAKU("*haettavateksti*";A:B;2;EPÄTOSI)

• Seuraavassa haetaan teksti, joka alkaa Haettavateks ja noudetaan kyseisen löyden solun arvo.

=VLOOKUP("Haettavateks*";Välilehtinimi!A:A;1; FALSE)

Tekstin muotoilu kaavassa

=TEKSTI(TÄMÄ.PÄIVÄ();"PP.K.VVVV")
=TEXT(TODAY(),"DD/MM/YYYY")
Tuhaterotin: = TEKSTI(A1;"# #")

Tekstin yhdistäminen kahdesta solusta yhteen soluun

• Myös OpenOffice
  • =A1 & ", " & A2 (tässä esimerkissä väliin tulee pilkku)
  • =A1 & " " & A2 (tässä esimerkissä väliin tulee yksi väli)

Tiedostosta UTF-8 tai UTF-16

https://help.surveygizmo.com/help/encode-an-excel-file-to-utf-8-or-utf-16

Tuhaterotin

• Tuhansien jälkeen ei ilmesty välilyöntiä (MacOS)
  • System Preferences > Language & Region > Advanced > Number separators: Grouping: Space > Käynnistä Excel uudestaan.

Tulostus

Tulostettaessa eivät ilmesty solua pitemmät tekstit.

• Solun formaatti/muoto saattaa olla väärin. Muuta esimerkiksi General

macOS

• Microsoft Excel: ei mahdollista.
• OpenOffice (http://www.openoffice.org)
  • Save as type: Text CSV (.csv) > valitse Edit filter settings > Character set: Unicode (UTF-8)
• LibreOffice (http://www.libreoffice.org): kyllä
• Google Drive
  • Vedä hiirellä xls-tiedosto Google Driveen > File > Download as > Comma-separated values (.csv, current sheet).
• Pääte
  • Asenna seuraava: http://www.gnu.org/software/libiconv
  • iconv -c -t utf8 tiedostonimi.csv > tiedostonimi.utf8.csv

Valinnan mukaan lasketaan toisen solun arvo yhteen

• Esim. sarakkeessa A on hinta, B, C ja D-sarakkeissa valitaan X-merkillä ja E-sarakkeessa on tuotteen nimi. Nyt vain ne B, C ja D-sarakkeen hinnat lasketaan yhteen joissa on X-merkki. Kaava tehdään sarakkeille B, C ja D.

=SUMIF(B1:B100;"*";A1:A100)

• Esim. sarakkeessa A on hinta, sarakkeessa B on tuotteen nimi ja soluun E1 kirjoitetaan tuotteen nimessä oleva sana. Ne rivit, joissa kyseinen sana on, lasketaan niiden hinnat yhteen.

=SUMIF(B1:B100,"*"&E1&"*",A1:A100)

https://exceljet.net/formula/sum-if-cell-contains-text-in-another-cell

Valintaruutu (checkbox)

• Lisäys
  • Kehitystyökalut > Lisää > Lomakeohjausobjektit > Painike. Vaihtoehtoisesti ActiveX-komponenteista.
• Valintaruudun perusteella solun/solujen värjääminen
• Esimerkiksi värjää solujen taustat punaisiksi ja kun valintaruutu valitaan, muuttuu se seuraavan kaavan johdosta vihreäksi.

1. Valitse valintaruutu (ei solu)
2. kirjoita valintaruudun kaavaksi kaavariville jokin samalla rivillä oleva vapaa solu tai toisen välilehden solu, esim. =K1 tai =välilehdennimi!A1
   1. Kyseiseen sarakkeeseen vahtuu TOSI tai EPÄTOSI sen mukaan onko valintaruutu valittuna tai ei.
3. Valitse solu/solut, jotka esim. värjätään
4. Aloitus > Ehdollinen muotoilu > Uusi sääntö... > Määritä kaavan avulla, mitkä solut muotoillaan
   1. Anna kaavaksi =JOS(K1=TOSI;EPÄTOSI;TOSI) jossa ensimmäin K1=TOSI on ehto ja sitten jos väite on tosi, vastaus on epätosi, muutoin tosi
      1. Muuta TOSI ja EPÄTOSI järjestystä sen mukaan miten haluat valinnan toimivan <-- tarkenna
      2. Huomaa, että vaikka käytetään vain K1, vaikuttaa kaava kaikkiin värjättyihin soluihin kullakin rivillä rivinumeronsa mukaan.
   2. Muotoile... > Täyttö > väri, esim. vihreä > OK

• Kaavassa ja rivinvaihto päätteeksi: JOS(Välilehti!K1=EPÄTOSI;"Epätosi-teksti" & MERKKI(10);)
• Valintaruudun arvon muuttaminen, VBA

Worksheets("Välilehdennimi").CheckBoxes("Valintaruutunimi").Value = True

Vienti

Useat nettisovellukset antavat mahdollisuuden viedä tietokannoissa olevia tietoja Excel-taulukko muotoon. Taulukon avaaminen ei kuitenkaan onnistu välttämättä ongelmitta.

Ääkköset ja Macintosh

Avaa Excel ja tuo tiedosto seuraavan toiminnon kautta: File / Import... / CSV file / Delimited, File origin Windows (ANSI)

Power BI

Add-in

• Network Navigator Chart
  • Tyylikäs verkostoja näyttävä lisäosa.
  • Asennus:

1. Lataa lisäosa Microsoftin AppSourcesta tietokoneelle.
2. Lataa Power BI Desktop
3. Valitse Visualizations-verho ja levennä tarvittaessa sitä, jolloin tulee näkyviin ...
4. Valitse Import a custom visual
5. Valitse ladattu lisäosa ja lisäosa tulee näkyviin Visualizations-verholle.

PowerPoint

• Kaatuu käynnistyessä kerta toisensa jälkeen kun valitset Retry kohdassa, jossa ohjelma varmistaa lisenssiä. Valitse sen sijaan: Remind me later. (Microsoft PpowerPoint for Mac, 2/2016)
• Kaikkien diojen kielen muuttaminen: View > Outline view > Cmd-a > Tools > Language > valitse kieli > Ok
• Slide Master: Tehtyäsi muutokset, alaviitteet aktivoituvat dioissa kun ne valitaan Insert > Header and Footer > Notes & Hand-outs > Apply to All. Päivämäärän voi päivittää myös suoraan Insert > Header and Footer > Notes & Hand-outs -ponnahdusikkunassa.

Diojen siirto esityksestä toiseen

Diojen siirtämisessä esitysten välillä saattaa ilmetä ongelmia. Kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin:

• Dian vetäminen hiirellä tai kopioimalla diojen väliin, saattaa käyttää sitä layouttia, joka on edellinen dia.
• Dian liittämisen jälkeen saattaa kuvakkeesta olla mahdollista valita mitä muotoilua käytetään, lähteen, kohteen.
• Jos kohteen dioissa on alapalkki, jota hallitaan Master-layoutilla ja ilmenee, että tuodut diat eivät muutu samaksi. Tällöin on mahdollisesti muodostunut Master-layoutille toinen "layout-sarja", jonka poistamalla kaikki tuodut diat noudattavat alkuperäistä kohdediasarjan layouttia.
• Diojen tuonti saattaa joka tapauksessa aiheuttaa muotoiluongelmia.

Diojen alkuun pikkuesitys

Tilaisuuden alkaessa, osallistujien saapuessa voi laittaa pienen muutaman dian esityksen pyörimään taustalle, josta yhdellä klikkauksella pääsee varsinaisiin dioihin. Kaikki tehdään samassa PowerPoint-tiedostossa (9/2016)

• 1. Diashown asetukset

1. Järjestä esityksen alkuun ne diat, joita haluat pyörittää introna
2. valitse diat pitämättä cmd-painiketta alhaalla
3. valitse välilehti Transitions
   1. valitse After -kohtaan monenko sekunnin välein dia automaattisesti vaihtuu
   2. poista valinta kohdasta On Mouse Click
4. valitse välilehti Slide Show > Set Up Slide Show
   1. valitse Loop continuously until 'Esc'
   2. All
   3. Using timings, if present.

• 2. Siirtyminen esitykseen painike

1. Valitse välilehti Insert > Shapes > Action Buttons > sopivan näköinen painike, esim. talokuvake
   1. vedä se hiirellä muotoonsa diaan haluamaasi kohtaan
   2. avautuu painikkeen Action Settings
      1. valitse Hyperlink to ja alasvetovalikosta se dia josta haluat varsinaisen esityksen alkavan
2. säädä tarvittaessa painikkeen kokoa ja paikkaa
3. tee painike tarvittaessa näkymättömäksi, kts. kohta 2.1
4. kopioi painike muihin introdioihin, jolloin voit siirtyä mistä introdiasta tahansa varsinaiseen esitykseen
5. myöhemmin, jos haluat muuttaa, aloitusdiaa, valitse hiiren oikean painikkeen valikosta Hyperlink > Edit Hperlink... > Slide... Kuvake täytyy tämän jälkeen taas kopioida kaikkiin introdioihin.

• • 2.1 Painikkeen muuttaminen näkymättömäksi (valinnainen)

1. Klikkaa painiketta hiirellä kaksi kertaa, avautuu Format Picture-sivupalkki
2. valitse Shape Options > Fill > Picture or texture fill
3. vedä Transparency 100 prosenttiin sekä Fill että Line kohassa, jolloin kuvake häviää näkyvistä
4. muista kuvakkeen sijainti ;)

• 3. Muiden diojen piilottaminen ja lopetusdia

Vaikka kaikki diat piilotetaan, ne kuitenkin näkyvät normaalisti diaestyksessä.

1. Paina mieleesi viimeinen dia tai tee "kiitos"-dia, jotta tiedät minkä dian jälkeen et enää paina seuraavaa diaa, jolloin alkaisi automaattinen aloitusintro pyörimään
2. valitse kaikki varsinaisen esityksen diat klikkaamalla ensimmäistä ja sitten klikkaamalla viimeistä samalla kun pidät shift-näppäintä alhaalla
3. klikkaa hiiren oikeaa painiketta ja valitse Hide Slide

• 4. Dian vaihtumisaika ja tapa (valinnainen)

1. Säädä tarvittaessa introdiojen vaihtumistapa ja vaihtumisaika Transitions-valikosta.
   1. esimerkiksi Fade ja Duration 03,00 sekuntia

• 5. Käyttö
  • Aloita normaalisti diaesitys valitsemalla joku introdioista
  • paina painiketta kun haluat siirtyä introsta varsinaiseen esitykseen
  • älä paina viimeisen dian jälkeen esityksen alkuun, koska se aloittaa intron

Lähde http://www.techrepublic.com/blog/microsoft-office/add-a-looping-introduction-to-a-powerpoint-presentation/

Sisällysluettelo

Diojen otsikot saa seuraavasti:

1. View > Outline View
2. Hiiren oikea painike > Collapse > Collapse All
3. Valitse kaikki otsikot Cmd-a, cmd-c
4. Liitä diaan tai word-asiakirjaan tms. Cmd-v

Teams

Teams ei toimi

Esimerkiksi:

Loading Microsoft Teams...

• MacOS

1. ?

• Windows

1. Windows + e
2. %appdata%\Microsoft\teams
3. Poista kaikki tiedostot: Application Cache > Cache
4. Poista kaikki tiedostot hakemistoista: blob_storage, Cache, databases, GPUCache, IndexedDB, Local Storage, ja tmp

Safari ei avaa Teams-työpöytäsovellusta

Sähköpostin 'Liity kokoukseen napsauttamalla tästä'-linkkiä klikatessa aukeaa Safari, mutta Teams-sivun "liity kokoukseen"-painike ei toimi tai toimii ajoittain (4/2022).

• Ota käyttöön Safarin Kehitys-toiminto (Develop) Safarin asetuksista ja valitse Safarin ylävalikosta Kehitys (Develop) > User Agent > Safari –– iOS 14.0 –– iPhone. Klikkaa nytt "liity kokoukseen"-painiketta.

Teams-tilin poistaminen

How to remove an account from Microsoft Teams App on Mac

Sisäänkirjauduttaessa Teamsiin, saattaa näkyä vanhoja tilejä, joilla aikoinaan on kirjauduttu. Ne eivät poistu, vaikka Teams-sovelluksen ja hakemiston ~/Library/Application Support/Microsoft/Teams poistaisi ja lisäksi poistisi avainnipusta kohteen 'Microsoft Teams Identities Cache'.

• Kummittelevat vanhat osoitteet ovat avainnipussa esim. seuraavasti: com.microsoft.oneauth.242234-4343-3323-232345 Tällaisen poistaminen poistaa vanhan tilin.

Teams-profiilikuvan poistaminen

• Vaihtoehto 1

1. Kirjaudu Teams-työpöytäsovellukseen
2. Klikkaa profiilikuvaa
3. Valitse 'Edit profile' ja klikkaa 'Remove picture'.

• Vaihtoehto 2 (Microsoft 365 business–profiili).

1. https://portal.office.com/account/#personalinfo
2. Klikkaa Change photo
3. Klikkaa X kohdan "Use the buttons to change or remove your photo." vieressä
4. Muutoksen voimaantulo kestää kaksi tuntia tai pitempään.

Teams-taustakuvan lisääminen

• MacOS

1. Lisää png-tiedostopäätteinen kuva hakemistoon Finder > käyttäjän oma Library > Microsoft > Teams > Backgrounds
2. Lopeta Teams ja käynnistä uudestaan.

Kirjautuminen organisaatioon maksuttomassa työpöytäversiossa

1. Hanki itsellesi Microsoft-tili jos sitä ei ole esimerkiksi työpaikan puolesta. Microsoft-tilin voi luoda mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen.
2. Pyydä organisaatiota, johon olet liittymässä lisäämään em. Microsoft-tilisi sähköpostiosoite johonkin organisaation tiimiin.
3. Avaa Teams-työpöytäsovellus tietokoneessa ?tai puhelimessa?.
4. Syötä Microsoft-tilin sähköpostiosoite ja Microsoft-tilin salasana.
5. Syötä Teamsissa käyttämäsi nimi, esim. etu- ja sukunimi.
6. Teams tunnistaa sinut ja ehdottaa valittavaksi niitä organisaatioita, joiden tiimeihin sinut on liitetty. Valitse niistä haluamasi ja olet nyt Teamsissa sisällä.
7. Tiimin omistajat voivat tehdä sinusta tiimin jäsenen sijaan myös omistajan ja saat lisää oikeuksia toimia kyseissä tiimissä.
8. Jos taas saat organisaation "ylläpitotunnukset" voit tehdä vielä enemmän organisaatiossa Teamsia koskevia asioita.

Tiimit ja kanavat

• ?Käyttäjä liittyy johokin organisaatioon (organization), jonka jälkeen hän kuuluu sen organisaation tiimeihin, joiden jäsen hän on. Organisaatio voi siis olla esimerkiksi työpaikan, järjestön tms. omistama.?
  • Teams free organisaatiosta eroaminen:
    • ?Jäsen kirjautuu osoitteeseen https://myapps.microsoft.com > klikkaa profiiliaan oikeassa yläkulmassa > valitsee ratas-kuvakkeen > poistaa itsensä haluamastaan organisaatiosta.?
    • "Ylläpitäjän" (admin) täytyy poistaa organisaatio.
• Tiimi (team) kokoaa yhteen joukon ihmisiä saman organisaation sisällä. Esimerkiksi eri työyksiköt tai järjestön eri ryhmät. Tiimiin lisätään 'jäseniä' ja osasta jäseniä voi tehdä 'omistajia'. Voit kuulua useaan eri tiimiin. Tiimit näkyvät sen mukaan, mihin organisaatioon olet kirjautunut Teamsiin. Esim. sinulla voi olla käyttöoikeus työpaikan Teamsiin ja eri järjestöjen Teamsiin. Lisäksi tiimit näkyvät organisaatiossa sen mukaan, mihin tiimiin sinut on lisätty jäseneksi (tai omistajaksi). Ts. tiimeillä voidaan saman organisaation sisällä muodostaa ryhmiä, jotka eivät pääse näkemään toisten sisältöä.
  • Vaihtoehtona on luoda yksi koko organisaation kattava tiimi ja sen sisälle kaikille julkisia (keskustelu)kanavia ja yksityisiä keskustelukanavia. Kannattaa huomata, että 4/2020 ei ole vielä mahdollista siirtää kanavia tiimeistä toiseen.
• Kanavia (channel) tehdään tiimin sisään, "alle". Esimerkiksi eri aiheita, projekteja jne. Kaikilla tiimin jäenillä on mahdollisuus osallistua näihin. Ei siis kannata tehdä useita tiimejä samoilla ihmisillä vaan jos ihmiset ovat samoja, muodostaa useita kanavia.
  • Kanava voi olla myös yksityinen eli vain määrätyillä tiimin jäsenillä on käyttöoikeus nähdä kanava.
  • Kanavalla on oma Tiedostot ja Wiki -välilehdet.
  • Kun lisätään uusi tiimi, Teams luo automaattisesti 'Yleinen' (General) -kanavan. Tämä kanava kannattaa pitää yleiskanavana, jota kaikki seuraava, jossa annetaan ilmoituksia jne.
  • Kanavia voisivat olla esim.: Yleinen, Esittäytyminen, Tuki, Palaute sekä itse asioihin ja projekteihin liittyvät kanavat.
• Microsoft Teams-työpöytäversio palvelee samalla sekä ilmainen että maksullinen -oikeutta eli ei ole olemassa erillisiä sovelluksia. Osaa toiminnoista, kuten ennakkoon muodostettavaa kokouslinkkiä ei ilmaisessa saa tehtyä ja muitakin toimintoja, jotka eivät toimi. Kirjautumisen jälkeen näkee oikeasta yläkulmasta omasta nimikirjaimista esim. 'Microsoft Teams free'.
• Teamsin Outlook-linkki ei tule kalenterisivulle näkyviin kun yritetään lisätä ajastettua tapahtumaa, jos käytössä on ilmainen versio (Microsoft Teams free).

Ohjevideoita

• Liittyminen kokoukseen Chrome-selaimella: https://www.youtube.com/watch?v=JeIG6Ij2Fzs&feature=youtu.be
• Liittyminen kokoukseen ilman Teams-sovellusta, eikä Chrome- tai Edge-selainta: https://www.youtube.com/watch?v=qNS4X04U5Jo&list=PLo5LqW1f6ReKcIIL_SyH9YsXaof4b7jR0&index=5
• Kokouksen toiminnot (ruudunjako yms): https://www.youtube.com/watch?v=R0fUip_Bbmk
• Ojevideoita suomeksi: https://www.youtube.com/playlist?list=PLo5LqW1f6ReKcIIL_SyH9YsXaof4b7jR0

Kokouksen järjestäminen

• Kun käytössä on maksullinen käyttöoikeus, valitse Outlook-sovelluksessa kalenteri ja lisää ajastettu tapahtuma. Valitse Teams. Tällöin muodostuu linkki.
• Kun käytössä on maksuton oikeus, valitse kanavan viestit-välilehdeltä videokameran kuvake ja paina 'Järjestä kokous nyt'. Jaa linkki esim. sähköpostissa osallistujille.
  • Käytännössä tämän voi tehdä esim. niin, että viikkoa paria aikaisemmin lähettää kutsusähköpostin, jossa kertoo ajankohdan sekä tiedon, että kokoukseenliittymislinkki lähetetään uudessa sähköpostissa noin 30 minuuttia ennen kokouksen alkamista.

Työpöydän jakaminen

• Jaa työpöytä: Tällöin PowerPoint-presenter -näkymä näkyy sekä esittäjälle että osallistujille.
• Jaa PP-ikkuna: Tällöin PP-presenter -näkymä näkyy vain esittäjälle. Samalla esittäjä voi käyttää muita ikkunoita omalla näytöllä, mutta vain valittu ikkuna näkyy vain osallistujille. Esimerkiksi seurata Teams-sovelluksen ruuudusta keskustelua, ja tehdä muuta esittäessään. Ikkunasta toiseen ei voi vaihtaa ilman, että sulkee jakamisen ja aloittaa sen uudestaan toisessa ikkunassa tai jakaa työpöydän. Jos PP:a ei halua asettaa presenter-tilaan, voi esimerkiksi sivussa olevaa dialuetteloa pienentää ja piilottaa työkalurivin, jolloin dia näkyy isompana katsojille.

Valmistautuminen esitykseen

• MENTI AUKI, jos käytät sitä ja varmista Mentin numero, se saattaa vaihtua!
• SOVELLUKSET, PDF:T, KUVATIEDOSTOT YMS. AUKI ja TURHAT SOVELLUKSET LOPETA
• AVAA KOPIO ESITYKSESTÄ esim. pdf-tiedostona, jolloin voit seurata esittämiäsi dioja omassa ikkunassa, kun muutoin jaat PP-ikkunan ilman, että ne näkyvät ei PP-presenter tilassa.
• OTA ESILLE HERÄTYSKELLO tai muu sellainen, josta tulee helpommin seurattua kelloa.
• SUUNNITTELE ESITYS JA TAUOT paperille.
• MATKAPUHELIN ÄÄNETTÖMÄKSI tai lentotilaan, varsinkin jos jaat matkapuhelimen näyttöä osallistujille.
• SAMMUTA MAIL ja ASETA TYÖPÖYDÄLLE ILMESTYVÄT ILMOITUKSET PIILOON
• ASETA LOBBY-ASETUS Everyone, jolloin osallistujia ei tarvitse erikseen hyväksyä sisään.
• ASETA ASETUS VOIKO OSALLISTUJA SELATA DIOJA ITSE
• KIRJAUDU TOISELLA TIETOKONEELLA TAI ÄLYPUHELIMELLA OSALLISTUJAKSI, jolloin voit itse seurata mitä jaat eikä tarvitse kysellä mitä näkyy.
• SIIVOA KAMERAN TAUSTA TAI ASETA TAUSTATEHOSTE.
• OTA VALMIIKSI MIKROFONIKUULOKKEET, jos tietokoneen mikrofonin kautta taustamelu alkaa häiritsemään esitystä.
• ASETA VALAISTUS sillä tavoin, että videokuva näkyy hyvin.

Kokouksen roolit (roles)

• Järjestäjä (organizer), esittäjä(t) (presenter) ja osallistuja(t) (attendee).
• Rooleja voi asettaa jo maksullisen oikeuden ollessa kyseessä muodostettaessa ajastettua tapahtumaa (meeting options).
• Kokouksen aikana valitse ikkunasta 'Show participants' ja valitse henkilön kohdalta ... ja vaihda rooli esittäjästä osallistujaksi ja päinvastoin.

Sisällön jakaminen

1. Vietäessä hiiri ikkunan päälle (keskelle) ilmestyy palkki, josta valitaan kuvake 'nuoli ruudun sisään/ulos'.
   1. macOS-työpöytäsovelluksessa on annettava yksityisasetuksissa lupa jakaa näyttö ensimmäisellä kerralla.
   2. Työpöytä: Kun haluat vaihdella esityksen aikana useamman ikkunan välillä.
   3. Ikkuna: Kun haluat jakaa vain yhtä ikkunaa. Onnistuu myös PowerPoint-esityksen näyttäminen.
   4. PowerPoint: Kun haluat jakaa PowerPoint-esityksen niin, että osallistujat voivat itse vaihdella dioja esityksen aikana eikä se vaikuta oman esityksen pitämiseen. Tämän toiminnon voi myös estää "silmä"-kuvakkeesta esityksen aikana. Jotta osallistujat voivat selailla dioja, tulee PP-esitys tallentaa OneDriveen (myös muita vaihtoehtoja).
   5. Whiteboard: Piirustustaulu johon voi piirtää yhdessä (ei välttämättä toimi kaikilla).
2. Jakaminen lopetetaan samasta kuvakkeesta kuin se aloitettiin.

• Jaettaessa voidaan jakaa myös näytettävän tiedoston/videon netistä tms. ääni. Tämä voidaan valita samasta aukeavasta ruudusta, josta valitaan mitä kuvaa jaetaan. Tällöin esim. videota näytettäessä (YouTube ym.) osallistujille kuuluu myös esittäjän näyttämän videon, musiikin tms. ääni. Huom! Saattaa jättää videon jälkeen "huminan" katselijan laitteessa kuuluviin (havainto 2.4.2020).
• Osallistuja voi ottaa esittäjän valitseman esitystavan hallintaansa ja tämän jälkeen esimerkiksi selata esitettävän PowerPoint esityksen dioja niin, että dian vaihtaminen näkyy kaikille osallistujille. Alkuperäinen esittäjä voi hylätä hallintapyynnön tai keskeyttää sen milloin tahansa. Lisäksi esittäjä voi luovuttaa hallinnan jollekin osallistujalle. Jaa käyttöoikeus vain luotetuille henkilöille, jotka eivät tee mitään sellaista omaan laitteeseesi mikä ei ole suotavaa!
• Jakaessasi ctrl + ja - tai cmd + ja - -näppäinyhdistelmillä voit suurentaa ja pienentää jaettavaa kohdetta. Kätevä esim. Power Point-esityksissä saada kaikki diat näkyville painamalla minus-näppäinyhdistelmää. Toimii myös pitämällä ctr tai cmd -näppäintä alhaalla ja skrollaamalla hiirellä jompaan kumpaan suuntaan.

PowerPoint

• Esitystä voi näyttää 1) diojen muokkaus -näytöllä 2) esitysnäytöllä 3) esitysnäytöllä "esittäjämoodissa", jossa esittäjä näkee sekä dian että muistiinpanot ja seuraavan diat ja jolloin osallistujat näkevät vain dian.
• Pikanäppäimet

F5 - aloita esitys kuvasta
shift F5 - aloita esitys esillä olevasta diasta
alt F5 - näytä esitys "esittäjämoodissa"
N/P, enter, sivu alas/ylös, nuolet, välilyönti, takaisin - dioilla liikkuminen
B - näytä osallistujille musta dia
W - näytä osallistujille valkoinen dia
Esc - lopeta esitys

https://support.office.com/en-us/article/use-keyboard-shortcuts-to-deliver-powerpoint-presentations-1524ffce-bd2a-45f4-9a7f-f18b992b93a0

Keskustelun jakaminen

• Uuden jäsenen liittyessä omatoimisesti esim. kokoukseen, jäsen näkee keskustelut vain liittymishetkestä eteenpäin.
• Lisättäessä uusi jäsen, liittämisvaiheessa voi valita näkeekö jäsen aiempia keskusteluja.

Microsoft Lists

• Lists, joka on perustettu aiemmin ja halutaan tuoda Teams-välilehdeksi.

Vaihtoehto 1. (suositeltava)

1. Lisää välilehti Lists
2. Kopioi Lists -URL
3. Myönnä käyttöoikeuksia avaamalla Lists Teamsin ulkopuolella. Käyttöoikeuksien antaminen ei onnistu tiimin vieraille (quests, visitors) ryhmänä, vaan täytyy antaa kullekin ulkopuoliselle käyttäjälle erikseen, mutta tässä saattaa olla joku Teams/Sharepoint/tms. asetus, jolla tämä onnistuisi.

Vaihtoehto 2.

1. Kopioi Microsoft Lists URL-osoite selaimen osoiteriviltä.
2. Lisää osoitteen loppuun ?isdlg=1
3. Lisää uusi välilehti Teamsiin ja valitse Website > lisää URL > anna välilehdelle nimi.

Wiki

• Kanavan välilehdeltä löytyy wiki, jota voi käyttää esimerkiksi yhdessä muokattaville asiakirjoille.
• Jos tarkoitus on luoda enemmänkin aineistoa, kannattaa ensimmäisenä hetki miettiä rakennetta. Sivujen lohkoja ei voi siirtää sivulta toiselle kuin manuaalisesti kopioimalla.
  • Uusi sivu lisätään sisällysluettelon alaosasta. Sisällysluettelo löytyy vasemmasta yläkulmasta kolme viivaa päällekkäin.
• Jos sivulla on paljon tekstiä, saattaa sivun latautuminen kestää ajoittain pitkäänkin.
• Wiki-sivujen vienti (export) Teamsista tapahtuu SharePoint kautta. Toiminto ei ole käytettävissä jos ei ole riittävästi käyttöoikeuksia.

Teams Wiki -tekniikka

• HUOM! Tiedä mitä olet tekemässä!!!

1. ?Tarvittaneen ilmeisesti 'Omistaja'-oikeus?
2. Kirjaudu https://myapps.microsoft.com > Groups > klikkaa ryhmää > klikkaa 'SharePoint'
3. Klikkaa 'Site contents' > Teams Wiki Data > General
   1. Näet .mht-tiedostoja wikistäsi. Huomaa, että näiden tiedostojen muokkaaminen ei muuta wiki sivua tai siirtäminen toisen kanavan vastaavaan hakemistoon ei siirrä wikisivua! .mht-tiedoston voi ladata omalle tietokoneelle ja avata Wordissa tai muuttaa päätteen .html-päätteeksi ja avata selaimessa. .mht on "linkki", joka johtaa piilotettuun tietoon, jonka wikisivu lataa kun sivu Teamsissa avataan.
4. Klikkaa tiedostorivillä kolme pistettä päällekkäin > Details > avautuu sivupalkki ja valitse 'Manage access' > avautuu uusi sivupalkki ja valitse alhaalta 'Advanced' > avautuu uusi selaimen välilehti
5. Klikkaa oikeassa palkissa pitkää numerosarjalinkkiä > valitse jokin 'Section' (vain yksi kerrallaan valittuna) > näet sivupalkissa otsikon 'wikiContent' alla sivuston html-koodin
6. Klikkaa sivupalkissa 'Edit all' > voit muokata kenttiä < ei ole kokeiltu muutosta > Save/Cancel

• Ohjeita esim. https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/deploy-chat-teams-channels-microsoft-teams-landing-page

Käyttöoikeudet

• Teams tiedostot-välilehti on suoraan kyseisen tiimin SharePoint-hakemiston Yleinen (General) -hakemisto.
• Tiedosto-oikeudet jäsenille ja vieraille (quests, visitors) tulevat SharePoint-asetuksista. Niitä voidaan muokata suoraan Teamsissa tai SharePointissa. SharePointissa asetuksia voidaan asettaa syvällisemmin.
• Omistajat (owners): Laajimmat oikeudet.
• Jäsenet (members): Tiimin jäseniä, organisaation sisäisiä jäseniä. Laajemmat oikeudet kuin vierailla, mutta vähemmän kuin omistajilla.
• Vieraat (quests, visitors): Organisaation ulkopuolisia jäseniä, jotka on kutsuttu käyttämään Teamsia. Suppeimmat oikeudet.

Virheilmoitukset

• Virheilmoitus: Invitation redemption failed
  • Ilmenee yritettäessä hyväksyä lähetetty kutsu liittyä Teamsiin käyttäjäksi, ei kokoukseen.
  • Yrität liittyä sinulle lähetetystä kutsusta verkkoselaimen kautta: ei onnistu (3.4.2020).
  • Lataa Microsoft Teams-työpöytäversio ja liity sen kautta. Käytä XXX -sähköpostiosoitetta. <-- täydennettävä

Microsoft Office Home

Office 365

Telia Company (inmicsnebula)

Verkkotunnuksen lisääminen

1. https://portal.office.com > kirjaudu admin@domainnimi.onmicrosoft.com -pääkäyttäjätunnuksella > valitse rattaan kuva 'Hallinta' - avautuu Microsoft 365 admin center
2. Settings (Asetukset) > Domains (Toimialueet) > Add domain (Lisää toimialue) >
   1. Domain name (Toimialuenimi): anna verkkotunnuksen nimi esim. domainnimi.fi jonka nimipalveluihin voit vaikuttaa > Use this domain
   2. Yksinkertainen tapa on valita Add a TXT record to the domain's DNS records (Lisää TXT-tietue toimialueen DNS-tietueisiin) > Continue > saat TXT name, TXT value ja TTL
   3. Domain (verkkotunnus) voi olla esim. Telialla tai aivan jossain muulla, jossa verkkotunnuksen "koti" sijaitsee.
   4. Jos Telia Company:lla, avaa uudessa ikkunassa https://inweb.inmicsnebula.fi (INweb-palveluhallinta) tai MyNebula-portaali, jommassa kummassa voit asettaa nimipalvelimet > IP-osoiteet ja nimipalvelu
      1. Valitse kyseinen verkkotunnus-riviltä > DNS-hallinta
      2. Lisää tyhjälle riville edellä saadut arvot seuraavasti: Nimi-kohtaan @ | Tyyppi-kohtaan TXT | TTL-kohtaan 7200 | osoite-kohtaan MS=msnumerosarja
      3. Lisää: nebula | NS | 3600 | ns.nebula.fi
      4. Lisää: nebula | NS | 3600 | ns2.nebula.fi
      5. Lisää: | CNAME || <-- puuttuu tarkempi tieto
      6. Lisää kohtaan sähköpostipalvelimet: @ | prioriteetti: 0 | Tyyppi: MX | TTL: 3600 | Osoite: domain-pääte.mail.protection.outlook.com
      7. Paina Tallenna
   5. Palaa takaisin Mcrosoft 365 admin centeriin > Verify
   6. Toimi ohjeiden mukaan, jossa asetetaan itse asiassa vasta em. NS- ja sähköpostipalvelin (ohje puuttuu tästä).
   7. MS=msnumerosarja-rivin voi poistaa, kun palvelu on verifioitu.

https://tuki.inmicsnebula.fi/verkkotunnuksen-lisaaminen-office-365-palveluun

Käyttäjät, sähköpostiosoitteet ja lisenssit

1. www.office.com > kirjaudu admin@nimi.onmicrosoft.com -tunnuksella > valitse rattaan kuva 'Hallitse' - avautuu Microsoft 365 admin center
2. Users > Active users
3. Aseta nimi, käyttäjänimi (sähköpostiosoite) ja lisenssit.
   1. Yksi käyttäjistä on admin@nimi.onmicrosoft.com ja se voi olla unlicensed
   2. Toinen käyttäjä voi olla esim. Asiakaspalvelu | asiakaspalvelu@omaorganisaatio.fi | Microsoft 365 Business Basic | Aliases: asiakaspalvelu@nimionmicrosoft.com

Postin edelleenohjaus organisaation ulkopuolelle

• Itse sähköpostiosoitteen käyttäjän kirjautuessa palveluun ja yrittäessä lisätä uudelleenohjaus (forward) organisaation ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen (esim. etunimi.sukunimi@omaorganisaatio.fi --> etunimi.sukunimi@muudomain.fi) tulee virheilmoitus ja posti ei siis edelleenohjaudu. Ohjauksen voi asettaa myös admin-tunnuksella (Users > Active users > klikkaa käyttäjää - aukeaa verho, jossa ylärivissä klikkaa Mail > Manage email forwarding. Mutta tämäkään ei välttämättä anna muuta kuin virheilmoituksen.
• Seuraavalla keinolla organisaation admin voi tehdä toimivan uudelleenohjauksen ainakin yhdelle organisaation sähköpostiosoitteelle ja ohjata siihen tulevan postin organisaation ulkopuolelle:

1. www.office.com > kirjaudu admin@nimi.onmicrosoft.com -tunnuksella > valitse rattaan kuva 'Hallitse' - avautuu Microsoft 365 admin center
2. Settings > Org settings > Services > Mail > Go to the Exchange admin center - avautuu Exchange admin center
3. mail flow > Create a new rule...
   1. Name: anna vapaavalintainen nimi
   2. Apply this rule if... [Apply to all messages]
   3. Do the following... Redirect the message to...
      1. avautuvassa ponnahdusikkunassa näkyy ylimpänä sähköpostiosoite, johon lähetety viestit edelleenohjataan.
      2. kirjoita organisaation ulkopuolinen sähköpostiosoite > paina Check names > OK
      3. Priority: 0
      4. Audit this rule with severity level: High
      5. Choose a mode for this rule: Enforce > Save
4. Testaa lähettää sähköposti.

SharePoint

• SharePoint-hallintakeskus: https://hvssy-admin.sharepoint.com
• Microsoft Teams -hallintakeskus: https://admin.teams.microsoft.com
• Microsoft Entra admin center: https://entra.microsoft.com
• Microsoft 365 admin center: https://admin.microsoft.com

Käyttöoikeudet

• Oletuksena ryhmät:
  • Omistajat (Owners): Käyttöoikeustaso 'Täydet oikeudet'.
  • Jäsenet (Members): Käyttöoikeustaso 'Muokkaa'.
  • Vierailijat (Visitors): Käyttöoikeustaso 'Lukija'.

Vaihtoehto 1.

• Kansion tai tiedoston perässä valitse ... > Käyttöoikeuksien hallinta > avautuu ponnahdusikkuna
  • Oikeasta yläkulmasta ... > Lisäasetukset > käyttöoikeuksien laajempi hallinta
  • Oikeasta yläkulmasta henkilönkuva+ > Myönnä käyttöoikeus. Syötä ryhmä esimerkiksi Sivustonnimi Visitors. Valitse Voi muokata/Voi tarkastella/Lataaminen ei onnistu. Poista tarvittaessa raksi ilmoita henkilölle.
  • Jaa > <TÄYDENNÄ ERO EDELLISEEN>
  • +Aloita jakaminen > <TÄYDENNÄ ERO EDELLISEEN>

Vaihtoehto 2.

• SharePoint Tiedostot-näkymässä valitse oikeasta yläkulmasta ratas > Sivuston käyttöoikeudet > Sivupalkin alareunasta valitse 'Käyttöoikeuksien lisäasetukset' > avautuu käyttöoikeuksien hallinnan mahdollistava sivu.
  • Käyttöoikeustasot: Käyttöoikeustasot ovat yksittäisten käyttöoikeuksien ryhmiä, joita voi määrittää käyttäjille tai ryhmille. Klikkaa käyttöoikeustason nimeä, jonka jälkeen voi asettaa sen oikeuksia.
    • Uuden käyttöoikeustason voi luoda olemassa olevasta klikkaamalla olemassa olevaa käyttöoikeustason nimeä ja avautuvan ikkunan alareunasta 'Kopioi käyttöoikeustaso'.

• Klikkaamalla vasemmassa palkissa Ryhmät-kohdan Lisää... avautuu Henkilöt ja ryhmät -luettelo.
• Klikkaamalla ryhmän nimeä, avautuu tarkempi hallintasivu kyseisestä ryhmästä. Takaisin edelliselle sivulle siirtymässä selaimella taaksepäin.
• Keltaisessa palkissa: 'Osalla sivuston sisällöstä on tästä poikkeavat käyttöoikeudet. Näytä kohteet.', josta aukeaa ponnahdusikkuna, jossa luettelot, joilla on yksilöllinen käyttöoikeus. Voi valita 'käyttöoikeuksien hallinta', ...
• Keltaisessa palkissa: 'Joissakin tämän luettelon kohteissa voi olla yksilöllisiä käyttöoikeuksia, joita ei voi hallita tämän sivun kautta. Näytä kohteet.', josta aukeaa ponnahdusikkuna, jossa luettelon kohteet, joilla on yksilölisiä käyttöoikeuksia. Kyseisten kansioiden/tiedostojen käyttöoikeuksia voi asettaa.
• Keltaisessa palkissa: 'Tällä sivustolla on käyttäjiä, joilla on rajoitetut käyttöoikeudet. Käyttäjillä saattaa olla rajoitetut käyttöoikeudet, jos sivuston kohde tai tiedosto on jaettu heidän kanssaan. Näytä käyttäjät.', josta aukeaa luettelo käyttäjistä ja ryhmistä, joilla on poikkeavia käyttöoikeuksia.

VIRHETILANTEITA

• Vieraat (quests) yrittäessä avata tiedostovälilehteä, ilmestyy virheilmoitus: "Annettu luettelo on virheellinen" "Annettu luettelo on ehkä poistettu tai sinulla ei ole riittäviä oikeuksia sen tarkastelemiseen. Pyydä lisätietoja sivuston omistajalta." "Korrelaatiotunnus: XXX"
  • Kirjaudu SharePoint-hallintakeskukseen > Sivustot > Aktiiviset sivustot > valitse sivusto > Asetukset > Ulkoinen tiedostojen jakaminen on virheellisesti. Aseta se esim. Uudet ja olemassa olevat vieraat. Virhe syntyy, jos valittuna on Vain organisaation omat käyttäjät.

Lataa poistaminen - selaimessa muokkaus

Kun halutaan estää tiedoston lataaminen, mutta sallia tiedoston muokkaaminen selaimessa.

• Ominaisuus edellyttää SharePoint Enterprises -ominaisuuksia!

1. Aktivoi SharePoint Server Enterprise ominaisuudet sekä sivusto että sivustokokoelmassa.
   1. SharePoint Server Enterprise (ja SharePoint Server -asetusten) aktivoiminen
   2. SharePoint Tiedostot-näkymässä valitse oikeasta yläkulmasta ratas > Sivuston sisältö > seuraavalta sivulta valitse ylävalikosta Sivuston asetukset.
   3. Sivuston toiminnot > Sivuston ominaisuuksien hallinta
      1. Aktivoi SharePoint Server Enterprise -sivuston ominaisuudet
      2. (Aktivoi SharePoint Server -julkaiseminen)
   4. Sivustokokoelman hallinta > Sivustokokoelman ominaisuudet
      1. Aktivoi SharePoint Server Enterprise -sivustokokoelman ominaisuudet
      2. (Aktivoi SharePoint Server -julkaisuinfrastruktuuri).
2. Sivuston käyttöoikeudet > Käyttöoikeuksien lisäasetukset > Käyttöoikeustasot > klikkaa Rajoitettu luku (View Only) (sis. Näytä kohteet, Avaa kohteet, Sivujen tarkasteleminen, Avaa) > Kopio käyttöoikeustaso > anna uusi nimi esim. Muokkaus ilman lataamista > lisää kuvaus > Raksi em. lisäksi Luettelon käyttöoikeudet -kohdassa Lisää kohteita ja Muokkaa kohteita > Luo.
3. Valitse lataamista rajoitettavan kansion tai tiedoston vierestä ... > Käyttöoikeuksien hallinta > ponnahdusikkunan yläkulmasta ... > Lisäasetukset
4. Klikkaa Lopeta oikeuksien perintä (Stop inheriting Permissions). Tätä ei näy, jos kansio on luotu samaan kansioon, jossa Teamsin General-kansio sijaitsee, vaan kansion pitää olla General-kansion sisällä.
5. Poista ryhmät joita ei tarvita.
6. Myönnä käyttöoikeuksia > Kutsu henkilöitä -kohtaan kirjoita esim. Tiiminnimi Visitors > valitse tarvittaessa 'Jaa tämän kansion sisältö, myös kohteet, joiden käyttöoikeudet ovat yksilöllisiä' > Näytä asetukset > valitse käyttöoikeustasoksi em. esim. Muokkaus ilman lataamista > Poista raksi Lähetä sähköpostikutsu > Jaa.
7. Päivitä selainikkuna uudelleenlataamalla ja uusi ryhmä/käyttäjä ilmestyy luetteloon.
8. Myönnä muille käyttäjille tiedostoon/kansioon em. Muokkaus ilman lataamista -käyttöoikeustaso.

Word

• Jos jotain on faktaa, niin se että Word kaatuu aivan varmasti! Tästä syystä kannattaa asettaa automaattinen tallennus tapahtumaan minuutin välein. (2018)

Bugeja

• Alkaa ilmoittamaan että Global Normal.dotm ei voida lukea tai kirjoittaa, eikä docx-loppuisia tiedostoja pysty ollenkaan avaamaan. Korjaantuu uudelleenkäynnistämällä tietokone. Finderin relaunch (Force quit) tai Officen sulkeminen eivät auta. Eikä myöskään Normal.dotm tiedosto-oikeuksien muuttaminen. (2/2016)
• There is a serious disk error on file ~Word Work File S{A769D74A-0F0E-0249-8302-DB7F18298A6B}.tmp.
  • Katso, että Preferences > File Locations > AutoRecover Files -polku on olemassa.
  • Aja Disk Utility > First Aid.

Muokkausaika

Nollataan esimerkiksi tallentamalla tiedosto uudella nimellä.

Kenttä (field)

• Esimerkiksi päivämäärä tai sisällysluettelo, joka päivitetään hiiren oikean painikkeen kautta.
• Kentän koodin saa näkyviin Mac tietokoneessa hiiren oikeasta painikkeesta Toggle Field codes tai alt-f9. Koodin saa suljettua alt-f9. Näppäinyhdistelmän toimintaan saamiseksi aseta tietokoneen System Preferences > Keyboard > Use F1, F2, etc. keys as standard function keys.
• Kenttä alkaa ja päättyy mustiin { ja } -merkkeihin. Niiden sisälle tulee toiminnon suorittava koodi. Huomaa, että shift-alt-( tuotetettu { ei ole tällainen aloittava tai lopettava merkki vaan muodosta kenttä ensin vaikka päivämääräksi ja muokkaa sitten sisältöä.
• Koodin lisäämisen jälkeen päivitä kenttä normaalisti hiiren oikean painikkeen kautta.
• Error! Digit expected. -virheilmoitus: Saattaa liittyä järjestelmäasetusten päivämäärien muotoon, desimaaliin, tuhaterottimeen, kielivalintaa tms.

Kirjanmerkki tekstin kopioinnissa toiseen kohtaan

1. Valitse haluttu kopioitava teksti, esim. XXX > Lisää / Linkit / Kirjanmerkki (anna kirjanmerkille nimi)
2. Valitse haluttu teksti, esim. XXX, joka korvataan kirjanmerkin tekstillä > Lisää / Linkit / Ristiviite
3. Kun teksti muutetaan kirjanmerkin XXX kohdalta (kannattaa tuplaklikata XXX), päivitetään se korvattavaan kohtaan hiiren oikealla ja valitsemalla 'Päivitä kenttä'.

Laatikko-merkki

• Wingdings CHAR(254) laatikko väkäsellä, 253 laatikko ruksilla, 252 väkänen, 251 ruksi.

Laskukaava

1. Luo esim. tekstissä olevaan kirjanmekki, esim. XXX (ks. ohje edellä).
2. Valitse haluttu teksti, esim. XXX, johon laskutoimuts tehdään > Lisää kenttä (etsi esim. haku-toiminnolla) > Kaava... > Valitse liitettävä kirjanmerkki ja syötä kaava = -merkin jälkeen / valitse lukumuoto
3. Kun päivität kirjanmerkin/kirjanmerkit, päivitä laskukaavan kohta valitsemalla hiiren oikealla 'Päivitä kenttä'.

AutoText

• Esitalletetun tekstin, kuvien ym. lisääminen.

Vinkkejä

• Autorecovery. Kun Word kaatuu, se usein tarjoaa viimeisintä työtä uudelleen avattavaksi. Jos näin kuitenkaan ei tapahdu ja yrität avata manuaalisesti docx -tiedostoa, jonka Word on automaattisesti tallentanut taustalla, mutta saat virheilmoituksen. Vaihda tällöin tiedostopäätteeksi .asd jolloin sen todennäköisesti aukeaa.
• Alaviite
  • Mac:ssa Option-Command-f
  • Ristiviite. Esimerkiksi kun alaviitteen tekstissä halutaan viitata toiseen alaviitenumeroon, joka sitten päivittyy kun lisätään uusia alaviitteitä. Viittaus-välilehdellä on kohta Ristiviite, josta viittaus lisätään. Ristiviitteet päivitetään alaviitteissä cmd-a (valitse kaikki alaviitteen tekstit) ja painamalla F9 (fn-F9). Tekstissä ristiviitteet päivitetään vastaavasti valitsemalla teksti ja F9 (fn-F9) tai hiiren oikean näppäimen valikosta Päivitä kenttä -kohdasta.
  • Seuraava on korjattu viimeisimmässä päivityksessä 12/2015: Vaikka alaviitteen tyyli olisi säädetty esimerkiksi englanniksi, alaviitteiden kieli seuraa OSX-käyttöjärjestelmän järjestelmäasetusten Näppäimistö > Syöttölähteet -kohdassa määriteltyä kieltä. Jos esimerkiksi käytät käyttöjärjestelmään suomen kielellä, mutta kirjoitat alaviitteitä englanniksi, täytyy lisätä englannin kieli järjestelmäasetuksissa ja vaihtaa näppäimistö Wordin käytön ajaksi englannin kielelle. Tämä sujuu helpoiten asettamalla lipun kuvake näkyville kuvaruudun ylälaitaan kellon vierelle.
• 2 napautusta hiirellä vasemmalla puolen valitsee kappaleen
• 3 napsautusta hiirellä vasemmalla puolen valitsee koko tekstin
• kun muutat reunusta viivaimissa painamalla samalla ALT niin tulee senttimetreinä näkyviin.
• sarkaimia säädät valitsemalla halutunlaisen sarkaimen ja painamalla sen haluttuun kohtaan viivaimella.
• asiakirjan sijainnin levyllä ilmoittavan kentän päivitys F9 kentän päällä. Ctl + F11 lukitsee kentän.
• Sisällysluettelo. Käytä tyyleinä valmiita otsikkoja, jotka muokkaat tekstiä kirjoittaessasi. Kun teet sisällysluettelon, Word ottaa käyttöön Sisluet 1 jne. tyylit, jotka muotoilevat sisällysluettelon. Jotta saa eri osiot samaan sisällysluetteloon, käytä esimerkiksi lähteille ja lyhenteille ensimmäistä Otsikko -tyyliä ja seuraavassa osiossa, varsinaisessa tekstissä aloita Otsikko 1:stä, joka on ensimmäisen tason otsikko ja siitä sitten eteenpäin. Älä kuitenkaan merkitse Otsikko tyyliin sisällysluettelon otsikkoa, koska sen ei välttämättä kuulu sisältyä sisällysluetteloon. Eikä myöskään lähteiden alaotsikot.

Otsikko: LÄHTEET
Otsikko 1: 1 OTSIKKO
Otsikko 2: 1.1 Otsikko 
Otsikko 3: 1.1.1 Otsikko'

• Kirja
  • Layout > Margins > Custom Margins...
  • Multiple Pages: Book fold
  • Aseta reunukset, esim. 1,2 cm sekä gutter eli sivujen väli, esim. 0,5 cm.
  • Page Setup... > Orientation: Landscape > Paper Size A4
  • Sivut näkyvät ruudulla yksittäin, mutta tulostettaessa ilmestyvät kirjaksi. Tulosta paperin kummallekin puolelle. Siirrä tulostunut paperi samassa asennossa uudestaan tulostettavaksi, älä siis käännä 180 astetta. Tarvittaessa Manually Print on Both Sides -valinnalla ja "flip the sheets on the short edge of the paper".
  • https://support.office.com/en-us/article/create-a-booklet-or-book-dfd94694-fa4f-4c71-a1c7-737c31539e4a
• Luettelo päivitetään Hiiren oikea näppäin luettelon päällä / Päivitä kenttä / Päivitä koko luettelo
• Numerointi. Numeron ja tekstin väli ei säädy sopivaksi. Valitse rivin päällä Kappale / Sarkaimet ja aseta sarkaimeksi esim. 0,6 cm.
• Osio. Osiot koostuvat sivuista. Osiot voivat olla esimerkiksi eritavoin sivunumeroituja, jolloin ne näkyvät sisällysluettelossa myös eri numeroinnilla.
• Monitasoinen luettelo. Jos numerot eivät kerta toisensa jälkeen asetu:

1. Nollaa koko asiakirjan luettelot asettamalla jokaiselle tyyllille luettelokohdan valinta none
2. valitse asiakirjan ensimmäinen otsikko ja Home-valikosta monitasoinen luettelo 1 ja 1.1 ja 1.1.1. Tästä tulee nyt koko asiakirjan luettelo.
3. valitse seuraava otsikko ja taas monitasoinen luettelo, mutta valitse nyt Current list ja sitten tab-näppäimellä siirrä se oikeaan kohtaan. Jos ei onnistu, niin maalaa edellinen otsikkotyyli telalla ja näin monista se seuraavaan.
4. muokkaa tyyliä valitsemalla hiiren oikea numeroiden päällä ja valikosta Bullets and Numbering... koska tyylin muokkaminen ei välttämättä avaa "oikeaa" luetteloa.

• Sivunumerot
  • Jokainen osio (section) voi jatkaa edellistä sivunumeroa tai olla omansa.
  • Jokainen osion ensimmäinen sivu voi olla ilman näkyvää sivunumeroa. Insert > Header > Edit header > Different First Page
• Korostetun tekstin valinta
  • Avaa Find-ikkuna, josta saat auki Advance > Valitse Highlight all items found in: Maind Document > Find Format Highlight > Sulje hakuruutu > Ctrl-c

Fonttikoko

• 1 tuuma (2,54 cm) pitäisi olla 72

Muutosten sisällyttäminen kopiossa toiseen dokumenttiin

Word 2010

• Kytke pois seuranta-toiminto
• Valitse teksti, joka kopioidaan
• Paina Ctrl - F3
• Siirry kohdeasiakirjaan ja paina Ctrl - Shift - F3

Google: how to copy word track changes 2010

Lähde: http://rlab-it-blog.blogspot.fi/2009/07/how-to-copy-text-from-word-document-and.html

Sanasto

Sanojen lisääminen sanastoon saattaa olla estynyt. Lisää... –painike näkyy harmaana. Tämä ehkä johtuu siitä, että olet päivittänyt Officen ja jokin bugi estää tämän. Tämän voi korjata lisäämällä asetuksissa uuden sanaston. Se kannattaa esimerkiksi sijoittaa johonkin helposti löydettävään hakemistoon, josta se on lisättävissä johonkin toiseen Word-asennukseen tulevaisuudessa ja siirtyy siis varmuuskopioiden mukana.

Sivunumerot

Windows versiossa vuonna 2022 saattaa olla hankalaa saada sivujen kokonaislukumäärää esimerkiksi ala/ylätunnisteeseen. Siihen ei löydy välttämättä painiketta. Seuraavan ohjeen mukaan sen voi lisätä:

1. Lisää sivunumero sivulle.
2. Valitse hiirellä sivunumero ja kopio se kohtaan, johon haluat kaikkien sivujen lukumäärän, esimerkiksi 1 / 30 tai 1 (30)
3. Paina hiiren oikeaa näppäintä kopioidun sivunumeron päällä ja valitse valikosta Toggle Field Codes. Ilmestyy teksti: { PAGE \* MERGEFORMAT}
4. Muuta tekstiksi { NUMPAGES \* MERGEFORMAT}
5. Klikkaa tekstin päällä taas Toggle Field Codes
6. Sivujen kokonaislukumäärä näkyy nyt.

RefWorks

• Asenna kotisivulta Tools / Write-N-Cite / Write-N-Cite 4 for Word (Mac)
• Käynnistä tarvittaessa Word uudestaan
• Valitse Näytä / Työkalurivit / Write-N-Cite
• Ruudulle ilmestyy pieni palkki, josta valitse login ja kirjaudu sisään
• Käyettävissä on nyt samat viitetiedot kuin RefWorks sivuilla
• http://www.refworks.com/rwathens/help/using_refgrab-it_to_capture_web_page_data.htm